Zarządzenie nr 22/12/2020 z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekraca kwoty 130 000 złotych netto

ZARZĄDZENIE NR 22/12/2020
Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie
z dnia 31 grudnia 2020 r.

 

 

 

w sprawie:    wprowadzenia w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 złotych netto

 

 

Na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
(tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) oraz art. 44 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.)  - zarządzam, co następuje:

 

 

§ 1

 

Wprowadzam w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 złotych netto, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

 

                                                                                § 2

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2021 roku.

 

 

 

                                                                                                                                        Dyrektor

                                                                                                                      Gminnej Biblioteki Publicznej

                                                                                                                    im. Jana Kasprowicza w Poroninie

                                                                                                                         (…) Katarzyna Krzyściak

 

 

Załącznik nr 1

do Zarządzenia Nr 22/12/2020  

z dnia 31 grudnia 2020 r.

 

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000 zł, o której mowa w art. 2 ust.1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie.

 

 

§ 1

 

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż kwota 130 000 złotych;
2. ustawie Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.);
3. Zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminną Bibliotekę Publiczną im. Jana Kasprowicza
   w Poroninie, z siedzibą ul. Józefa Piłsudskiego 2, 34-520 Poronin;
4. kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie lub osobę go zastępującą;
5. pracowniku merytorycznym – należy przez to rozumieć dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie lub osobę go zastępującą;

lub pracownika, któremu powierzono obowiązki związane z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

6. dostawach – należy przez to rozumieć dostawy w rozumieniu ustawy Pzp;
7. usługach – należy przez to rozumieć usługi w rozumieniu ustawy Pzp;
8. robotach budowlanych – należy przez to rozumieć roboty budowlane w rozumieniu ustawy Pzp;
9. Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
10. wartości zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.

 

§ 2

 

1. Regulamin stosuje się do udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż kwota 130 000 złotych netto.  
2. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:

1. zachowania uczciwej konkurencji, przejrzystości i równego traktowania Wykonawców,
2. racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań,
   a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów
   z danych nakładów.

3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są z zachowaniem wytycznych wynikających z odrębnych przepisów prawnych
   i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.
4. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonuje kierownik zamawiającego, zapewniając bezstronność i obiektywizm.
5. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są kierownik Zamawiającego oraz inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

 

§ 3

 

1. Procedury udzielania zamówień określone w Regulaminie obejmują:

1. zamówienia o wartości netto od 40 000 zł do 100 000 zł włącznie;
2. zamówienia o wartości netto powyżej 100 000 zł, a poniżej 130 000 zł.

2. Regulaminu nie stosuje się do zamówień o wartości poniżej 40 000 zł netto oraz do zamówień sektorowych w rozumieniu ustawy Pzp.
3. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia następuje według zasad określonych przepisami ustawy Pzp.
4. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy bez podatku od towarów i usług.
5. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia, o której mowa ust. 4, należy udokumentować w postaci notatki z rozeznania rynku (wzór stanowi zał. nr 1 do Regulaminu).
6. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Pzp.

 

§ 4

 

1. Zamówienia publiczne o wartości od 40 000 zł do 100 000 zł włącznie udzielane są po przeprowadzeniu rozeznania rynku.
2. Rozeznanie rynku prowadzone jest pisemnie lub drogą elektroniczną.
3. Dokumentami potwierdzającymi rozeznanie rynku są w szczególności:

1) zapytania cenowe skierowane do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców wraz z odpowiedziami cenowymi lub ofertami potencjalnych Wykonawców, z zastrzeżeniem § 4 ust. 4,

2) zapytania cenowe zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego wraz z ofertami potencjalnych Wykonawców, z zastrzeżeniem § 4 ust. 4,

3 )wydruki ze stron internetowych co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców przedstawiających oferty lub informacje handlowe (opatrzone datą dokonania wydruku),

4) oferty lub informacje handlowe przesłane bądź przekazane przez Wykonawców z własnej inicjatywy obejmujące analogiczny przedmiot zamówienia z okresu poprzedzającego moment rozeznania rynku.

4. Wymóg przeprowadzenia rozeznania rynku w sposób określony w § 4 ust. 3 pkt 1 i 2 Regulaminu będzie spełniony, gdy Zamawiający otrzyma co najmniej jedną odpowiedź cenową lub jedną ważną ofertę od potencjalnego Wykonawcy.
5. Z przeprowadzonego rozeznania rynku należy sporządzić notatkę, zawierającą co najmniej:

1) wskazanie przedmiotu zamówienia;

2) wskazanie formy przeprowadzonego rozeznania rynku;

3) zestawienie cen;

4) szacunkową wartość zamówienia w złotych;

5) podpis osoby sporządzającej notatkę;

6) wskazanie wybranego Wykonawcy wraz z uzasadnieniem – jeżeli dotyczy;

7) zatwierdzenie przez kierownika Zamawiającego – jeżeli dotyczy.

6. Wzór notatki z rozeznania rynku stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
7. Dopuszcza się możliwość negocjacji z potencjalnymi Wykonawcami.
8. Pracownik merytoryczny sporządza umowę lub zlecenie w formie pisemnej.
9. Zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 1, udziela kierownik Zamawiającego.
10. Dokumentacja z rozeznania ryku prowadzona i przechowywana jest przez pracownika merytorycznego.

§ 5

 

1. Zamówienia publiczne o wartości powyżej 100 000 zł netto, a poniżej 130 000 zł netto udzielane są poprzez wybór najkorzystniejszej oferty otrzymanej w odpowiedzi na zapytanie cenowe.
2. Procedurę rozpoczyna zatwierdzony przez kierownika Zamawiającego wniosek, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
3. Wniosek, o którym mowa w § 5 ust. 2 Regulaminu zawiera w szczególności:

1) nazwę zamówienia,

2) opis przedmiotu zamówienia,

3) szacunkową wartość zamówienia w złotych,

4) dane osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia,

5) termin realizacji zamówienia,

6) informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego,

7) dane osoby merytorycznej odpowiedzialnej za zamówienie,

8) warunki płatności,

9) warunki udziału w postępowaniu - jeżeli będą wymagane,

10) zatwierdzenie przez kierownika Zamawiającego.

4. Czynność wyboru najkorzystniejszej oferty należy przeprowadzić w jednej lub w dwóch następujących formach:

1) poprzez zamieszczenie zapytania cenowego na stronie internetowej Zamawiającego,

2) poprzez przekazanie zapytania cenowego do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców, z zastrzeżeniem § 5 ust. 5 Regulaminu.

5. W przypadku braku możliwości przesłania zapytania cenowego do wymaganej liczby Wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania cenowego do mniejszej liczby Wykonawców
    z jednoczesnym zamieszczeniem zapytania cenowego na stronie internetowej Zamawiającego.
6. Zapytanie cenowe dotyczące zamówienia publicznego, o którym mowa w § 5 ust. 1 Regulaminu, powinno zawierać w szczególności:

1) ogłoszenie o zamówieniu zawierające w szczególności:

1. dane Zamawiającego,
2. opis przedmiotu zamówienia,
3. termin realizacji zamówienia,
4. warunki udziału w postępowaniu - jeżeli będą wymagane,
5. kryterium oceny ofert,
6. termin i miejsce złożenia oferty,

2) postanowienia umowne lub projekt umowy,

7. Niezwłocznie po upływie terminu wyznaczonego na składanie ofert, dokonywana jest ich ocena.
8. Pracownik merytoryczny zobowiązany jest do sporządzenia protokołu postępowania, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
9. Protokół postępowania zawiera w szczególności:

1) nazwę zamówienia,

2) informację o sposobie upublicznienia zapytania cenowego,

3) zbiorcze zestawienie ofert,

4) wskazanie oferty najkorzystniejszej wraz z uzasadnieniem,

5) w przypadku unieważnienia zapytania cenowego informację o jego unieważnieniu,

6) dane osoby merytorycznie odpowiedzialnej za zamówienie,

7) podpis pracownika merytorycznego oraz pracownika sporządzającego protokół,

8) zatwierdzenie przez kierownika Zamawiającego.

10. Informację o wyniku zapytania cenowego zamieszcza się na stronie internetowej Zamawiającego, jeżeli wyboru najkorzystniejszej oferty dokonano w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 4 pkt 1 Regulaminu.
11. Informację o wyniku zapytania cenowego przekazuje się Wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie cenowe, jeżeli wyboru najkorzystniejszej oferty dokonano w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 4 pkt 2 Regulaminu.
12. W przypadku unieważnienia zapytania cenowego zapisy § 5 ust. 10 i 11 Regulaminu stosuje się odpowiednio.
13. Wymóg przeprowadzenia wyboru najkorzystniejszej oferty będzie spełniony, gdy Zamawiający otrzyma co najmniej jedną ważną ofertę.
14. Pracownik merytoryczny sporządza umowę w formie pisemnej.
15. Zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 1, udziela kierownik Zamawiającego.
16. Dokumentacja zapytania ofertowego prowadzona i przechowywana jest przez pracownika merytorycznego.

 

§ 6

 

1. W uzasadnionych przypadkach kierownik Zamawiającego może odstąpić od procedur opisanych w Regulaminie.
2. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 1 Regulaminu dokumentuje się w postaci notatki służbowej, w której należy wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu.
3. Notatka służbowa, o której mowa w § 6 ust. 2 Regulaminu, podlega zatwierdzeniu przez kierownika Zamawiającego.
4. Kierownik Zamawiającego ma prawo unieważnić postępowanie dotyczące zamówienia publicznego określone w § 3 ust. 1 w każdym momencie, bez podawania przyczyn unieważnienia.

                                                                                                                                       Dyrektor

                                                                                                                       Gminnej Biblioteki Publicznej

                                                                                                                    im. Jana Kasprowicza w Poroninie

                                                                                                                         (…) Katarzyna Krzyściak

Załącznik nr 1

do Regulaminu udzielania zamówień publicznych

o wartości mniejszej niż kwota 130 000 złotych

w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza

w Poroninie

 

NOTATKA

z przeprowadzonego rozeznania rynku

                               

1. Przedmiot zamówienia:

……………………………………………………………………………………………………………………………

2. Forma przeprowadzonego rozeznania rynku*:

1) Zapytanie cenowe skierowano do:

• .....................................................................................................................................
• .....................................................................................................................................
• .....................................................................................................................................

2) Zapytanie cenowe zamieszczono na stronie internetowej Zamawiającego:………..………………………………....

3) Wydruki ze stron internetowych potencjalnych Wykonawców przedstawiających oferty lub informacje handlowe.

4) Oferty lub informacje handlowe przesłane bądź przekazane przez Wykonawców
z własnej inicjatywy, obejmujące analogiczny przedmiot zamówienia z okresu poprzedzającego moment rozeznania rynku.

3. Informacje dotyczące cen uzyskano od:

Nr oferty	Nazwa i adres Wykonawcy	Cena netto	Cena brutto
1
2
3

 

4. Na podstawie przeprowadzonego rozeznania rynku szacunkowa wartość zamówienia wynosi: ……………………….. zł netto. (średnia arytmetyczna cen wskazanych w pkt 3 bez podatku od towarów i usług)
5. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu: ....................................................................................................
6. Rozeznanie rynku przeprowadził/a: ……………………………………………………..…………………………..

 

Poronin, dnia …………….                                                                                               ......................................................................

                                                                                                                                                    podpis osoby sporządzającej notatkę

 

 

Wybór Wykonawcy**

 

1. Na podstawie przeprowadzonego rozeznania rynku zamówienia udziela się:

1) Nazwa i adres wybranego Wykonawcy: ……………………………………………………………………………

2) Cena brutto: …………………………………………………………………………………………………………

2. Uzasadnienie wyboru: …………………………………………………………………………………………………
3. Osoba merytorycznie odpowiedzialna za zamówienie: ……………………………………………………………..

 

Poronin, dnia …………….                                                                                           ......................................................................

                                                                                                                                         podpis pracownika merytorycznego

 

 

 

Zatwierdzam do realizacji / nie zatwierdzam

 

 

Poronin, dnia …………….                                                                                             ....................................................................

                                                                               podpis Kierownika Zamawiającego

 

*wskazać właściwe

**jeśli dotyczy

       Załącznik nr 2

do Regulaminu udzielania zamówień publicznych

o wartości mniejszej niż kwota 130 000 złotych

w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza

w Poroninie

 

WNIOSEK

o dokonanie dostawy / usługi / roboty budowlanej*

               

1. Nazwa zamówienia: ……………………………………………………………………….....................................
2. Opis przedmiotu zamówienia: …………………………………………………….…...…………………………
3. Szacunkowa wartość zamówienia:

1) Szacunkowa wartość zamówienia wynosi: ……………………….. zł netto.

2) Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu: ………………………………………………………….

3) Podstawa ustalenia wartości zamówienia: ………………………………………………………………......

4) Osoba ustalająca wartość zamówienia: ……………………………………………………………………..

4. Termin realizacji zamówienia: ………………………………………………………………………………….
5. Informacja o sposobie upublicznienia zapytania cenowego: …………………………………………………………
6. Osoba merytorycznie odpowiedzialna za zamówienie: …………………………………………………….….
7. Warunki płatności: ………………………………………………………………………………………………
8. Warunki udziału w postępowaniu oraz ocena ich spełnienia**: ……………………………………………..

 

 

 

Poronin, dnia …………….                                                                                             ......................................................................

                                                                                                                                              podpis osoby sporządzającej wniosek

 

   

_________________________________________________________________________________________________

 

 

Główny Księgowy

 

Źródło sfinansowania zamówienia: ……………………………………………………………………..

 

Poronin,  dnia…………….                                                                                             ................................................................

                                                                                                                                                 podpis  Głównego Księgowego

 

________________________________________________________________________________________________

 

 

Kierownik Zamawiającego

 

Wyrażam zgodę / nie wyrażam zgody*

 

 

Poronin, dnia…………….                                                                                                  ....................................................................

                                                           podpis Kierownika Zamawiającego

 

 

 

 

*wskazać właściwe

**jeśli dotyczy

 

 

 

Załącznik nr 3

do Regulaminu udzielania zamówień publicznych

o wartości mniejszej niż kwota 130 000 złotych

w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza

w Poroninie

 

 

PROTOKÓŁ POSTĘPOWANIA

 

 

1. Nazwa zamówienia: ………………………………………………………………….……….......................................
2. Informacja o sposobie upublicznienia zapytania cenowego: ……………………………………………………….
3. Zbiorcze zestawienie ofert:

W terminie do dnia ……….. do godziny ……. wpłynęły poniższe oferty:

 

Nr	Nazwa i adres Wykonawcy	Cena ofertowa netto	Cena ofertowa brutto

 

4. Najkorzystniejsza oferta:

 

1) Wskazanie najkorzystniejszej oferty:

……………………………………………………………………………………………………………....................

2) Uzasadnienie wyboru oferty:

    ................................................................................................................................................................

5. Informacja o unieważnieniu zapytania cenowego*:

    ..........................................................................................................................................................

6. Osoba merytorycznie odpowiedzialna za zamówienie:

…………………………………………………………………………………………………………........................

7. Osoba sporządzająca protokół:

……………………………………………………………………………………………………………....

 

 

Poronin, dnia …………….                                                                                           ......................................................................

                                                                 podpis pracownika merytorycznego

 

 

 

 

Zatwierdzenie protokołu

 

 

Poronin, dnia…………….                                                                                         ....................................................................

 podpis Kierownika Zamawiającego

  

 

 

 

 

 

 

 *jeżeli dotyczy