Zarządzenie Nr 15/09/2020 z dnia 17 września 2020 r. w sprawie: wprowadzenia do stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Gminnej Bibliotece Publicznej im

ZARZĄDZENIE NR 15/09/2020
Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie
z dnia 17 września 2020 r.

 

w sprawie:  wprowadzenia do stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie.

Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 164), rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia  20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tj. Dz. U. z 2019, poz. 246) zarządzam, co następuje:

§1

Wprowadzam do stosowania w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie:

1. Instrukcję kancelaryjną, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Jednolity rzeczowy wykaz akt, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
3. Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt, która stanowi załącznik nr 3        do niniejszego zarządzenia.

 

§2

Dokumentację spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w Gminnej Bibliotece Publicznej
im. Jana Kasprowicza w Poroninie przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy.

§3

Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza
w Poroninie przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia podlega kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

§4

Zobowiązuję  wszystkich pracowników do zapoznania się z treścią dokumentu i przyjęcia do stosowania.

§5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

                                                                                                                                       Dyrektor

                                                                                                                       Gminnej Biblioteki Publicznej

                                                                                                                    im. Jana Kasprowicza w Poroninie

 

 

                                                                                                                         (…) Katarzyna Krzyściak

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 15/09/2020

Dyrektora  Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza
w Poroninie  z dnia 17.09.2020 r.

 

 

 

 

 

 

 

Instrukcja kancelaryjna

Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza
w Poroninie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Spis treści

Rozdział I

Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej...................................................3

Rozdział II

System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt.

Podział dokumentacji na kategorie archiwalne..............................................6

Rozdział III

Podział czynności kancelaryjnych ................................................................7

Rozdział IV

Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek........................................8

Rozdział V

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji..................................................9

Rozdział VI

Rejestrowanie spraw i znakowanie dokumentacji. Zakładanie
i prowadzenie teczek aktowych....................................................................10

Rozdział VII

Formy załatwiania spraw............................................................................13

Rozdział VIII

Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci służbowej..................................14

Rozdział IX

Wysyłanie korespondencji...........................................................................15

Rozdział X

Przechowywanie akt spraw załatwionych.....................................................16

Rozdział XI

Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt ...........................................17

Rozdział XII

Postanowienia końcowe...............................................................................19

 

 

 

Rozdział I

 

Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej

 

§1

 

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza
   w Poroninie.
2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji w Bibliotece od chwili jej wpływu lub powstania wewnątrz Biblioteki do momentu przekazania jej do składnicy akt lub do zniszczenia.
3. Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z dokumentacją jawną
   i dokumentacją oznaczoną klauzulą „zastrzeżone”. Postępowanie z pozostałą dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.
4. W sprawach związanych z obiegiem i przechowywaniem dokumentacji zawierającej informacje niejawne tylko wówczas stosuje się tryb postępowania podany
   w instrukcji, gdy czynności te nie zostały uregulowane w odrębnych przepisach.
5. Instrukcja określa zasady postępowania z dokumentacją, niezależnie od techniki jej wykonania i jej formy zewnętrznej.
6. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Biblioteki pod warunkiem ochrony danych przetwarzanych i przechowywanych w zbiorach i systemach informatycznych, w tym zwłaszcza danych osobowych oraz zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
7. Dyrektor może upoważnić gminną jednostkę organizacyjną, powołaną do realizacji części zadań Biblioteki, do wykonywania czynności kancelaryjnych przewidzianych dla sekretariatu i referenta w zakresie obsługi dokumentacji wynikającej z realizacji tych zadań. W takim przypadku zapisy instrukcji dotyczące czynności kancelaryjnych sekretariatu i referenta gminna jednostka organizacyjna stosuje odpowiednio.

 

§2

 

Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:

 

	akta sprawy	całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne, itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
	aprobata	wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
	archiwista	pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt,
	brakowanie (brakowanie dokumentacji)	wydzielenie i przekazanie do zniszczenia tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz uznano ją za nieprzydatną dla celów praktycznych Biblioteki,
	czystopis	tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez osobę uprawnioną,
	dekretacja	adnotację na piśmie wpływającym, przydzielającą je do załatwienia określonemu referentowi, zawierającą dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy,
	dokument	akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (orzeczenie, wyrok, świadectwo, decyzja, itp.),
	dokumentacja	wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, jak również korespondencję, dokumentację finansową, dokumentację przebiegu nauczania, techniczną i statystyczną, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania audiowizualne, dokumentację elektroniczną – bez względu na sposób ich wytworzenia,
	Dyrektor	Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie lub osobę przez niego upoważnioną,
	kontrolka wpływów	pomoc kancelaryjną w sekretariacie (np. dziennik korespondencyjny),
	korespondencja	każde pismo wpływające do Biblioteki lub wysyłane przez Bibliotekę,
	nośnik informatyczny	płytę CD, DVD lub inny nośnik zawierający dokumentację w postaci elektronicznej,
	nośnik papierowy	arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma, itp.,
	parafa	skrót oryginalnego podpisu lub inicjały zastępujące podpis,
	pieczęć	stemple nagłówkowe, imienne do podpisu, wpływu, itp.,
	poprzedniki	akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,
	przesyłka	otrzymywaną oraz wysyłaną korespondencję, dokumenty, pakiety, paczki, telegramy, faksy oraz e-maile,
	punkt zatrzymania	każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych i kancelaryjnych związanych z jej załatwieniem,
	referent	pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę zatrudnionego w Bibliotece lub w gminnej jednostce organizacyjnej, powołanej do realizacji części zadań Biblioteki,
	sekretariat	stanowisko pracy, do zadań którego należy wykonywanie czynności kancelaryjnych w Bibliotece, przechowywanie akt spraw w trakcie ich załatwiania oraz po ich zakończeniu, a także obsługa organizacyjna i kancelaryjna Dyrektora,
	składnica akt	miejsce, do którego przekazywana jest dokumentacja spraw zakończonych, gdzie jest ona przechowywana, ewidencjonowana, zabezpieczana, udostępniana i brakowana. Pod tym określeniem rozumie się składnicę akt Biblioteki lub jej filię działającą w gminnej jednostce organizacyjnej, powołanej do realizacji części zadań Biblioteki, chyba że przepis szczególny instrukcji stanowi inaczej,
	spis spraw	formularz na nośniku papierowym lub informatycznym służący do chronologicznego rejestrowania spraw w obrębie teczki założonej zgodnie z wykazem akt w danym roku kalendarzowym,
	sprawa	zdarzenie lub stan rzeczy, jak również podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,
	Biblioteka	Gminna Biblioteka Publiczna im. Jana Kasprowicza w Poroninie,
	teczka aktowa	teczkę wiązaną, skoroszyt, kopertę, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, jak również teczkę obejmującą dokumentację jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą. Stanowi przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,
	wykaz akt	jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną,
	załącznik	każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (pisma, broszury, książki, druki, formularze itp.),
	znak akt	symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; może zawierać także skrót nazwy Biblioteki  umieszczony przed symbolem klasyfikacyjnym z wykazu akt;
	znak sprawy	zespół symboli oznaczających znak akt oraz numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki aktowej w danym roku kalendarzowym.

 

Rozdział II

 

System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt.

Podział dokumentacji na kategorie archiwalne.

 

§3

 

1. W Bibliotece obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.
2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Biblioteki, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności Biblioteki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Biblioteki oznaczone w poszczególnych pozycjach: symbolami, hasłami
   i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestrowania, łączenia
   i przechowywania dokumentacji powstającej i gromadzonej w Bibliotece.
3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu, sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9. W ramach klas pierwszego rzędu wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje 00, 01…..99. W miarę potrzeb wprowadza się dalszy podział akt na klasy trzeciego rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000, 001, 002 ….999, a w ramach klas trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000, 0001, 0002 ….9999. Niektóre klasy z pierwszego, drugiego i dalszych rzędów pozostawiono wolne, na wypadek rozszerzenia w przyszłości działalności Biblioteki.
4. Klasy końcowe w wykazie akt, tj. klasy oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają teczkom aktowym.
5. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli
   i haseł klasyfikacyjnych dokonuje się na podstawie zarządzenia Dyrektora
   w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

 

§4

 

1. Dokumentacja ze względu na jej wartość archiwalną dzieli się na:

1. materiały archiwalne – czyli część dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze względu na swą wartość historyczną. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu „A”,
2. dokumentację niearchiwalną – czyli część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną i nie stanowi materiałów archiwalnych.

2. Całość dokumentacji wytwarzanej i gromadzonej w Bibliotece zaliczana jest do dokumentacji niearchiwalnej.
3. Do oznaczenia kategorii archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu „B”, z tym że:

1. symbolem B z dodaniem liczb arabskich (np. B5, B10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu  w pełnych latach kalendarzowych począwszy od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Zniszczenie dokumentacji następuje na podstawie zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego,
2. symbolem BE z dodaniem liczb arabskich (np. BE5, BE10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt a) podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe,
3. symbolem Bc oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie  przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt a).

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach właściwe miejscowo archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji, o której mowa w punkcie 3.

§5

 

1. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji wytwarzanej i gromadzonej w Bibliotece ustalona jest w jednolitym rzeczowym wykazie akt Biblioteki.
2. Dokumentacja wtórna występująca u referenta zaliczana jest do kat. Bc, jeżeli istnieją odpowiedniki tej dokumentacji w oryginale w sekretariacie.

 

 

Rozdział III

 

Podział czynności kancelaryjnych

 

§6

 

Obieg korespondencji powinien być szybki i sprawny. Korespondencja powinna przechodzić tylko przez niezbędne punkty zatrzymania.

 

§7

 

1. Do czynności kancelaryjnych należy w szczególności:
   1. odbieranie korespondencji,
   2. przyjmowanie wpływów, otwieranie i sprawdzanie przesyłek, umieszczanie pieczątki wpływu oraz segregowanie korespondencji,
   3. ewidencjonowanie korespondencji w kontrolce wpływów,
   4. przyjmowanie i wysyłanie faksów,
   5. przyjmowanie i wysyłanie paczek,
   6. dekretacja korespondencji,
   7. rejestrowanie spraw w spisach spraw, nadawanie znaku sprawy, zakładanie teczek aktowych oraz gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwianych
      i załatwionych,
   8. sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym,
   9. podpisywanie korespondencji,
   10. przyjmowanie korespondencji wychodzącej i jej ekspedycja,
   11. przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do składnicy akt.
2. Czynności kancelaryjne w Bibliotece wykonują:
   1. sekretariat,
   2. Dyrektor,
   3. referenci.
3. Szczegółowy podział czynności kancelaryjnych w Bibliotece ustala Dyrektor.

 

 

Rozdział IV

 

Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek

 

 

 

§8

 

1. Sekretariat uprawniony jest do przyjmowania całości korespondencji wpływającej do Biblioteki, w tym przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną.
2. Przyjmując przesyłki, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość ich zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki, sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

 

§9

 

1. Sekretariat otwiera wszystkie odebrane przesyłki, z wyjątkiem:
   1. zawierających informacje niejawne, które przekazuje uprawnionej do tego osobie. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz napisem zastrzeżone czy poufne okaże się, że zawiera ona pisma tego rodzaju, należy bezzwłocznie przekazać je w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty,
   2. pieniężnych i wartościowych, które przekazuje właściwej do jej odbioru osobie za pokwitowaniem,
   3. adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom.
2. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nieoznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe lub inne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości
   i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej,
   a pismo opatruje się pieczęcią depozytową i przekazuje Dyrektorowi, który zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.

 

§10

 

1. Po otwarciu koperty i wyjęciu zawartości przesyłki sekretariat sprawdza, czy:
   1. nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
   2. do pisma dołączona jest podana w nim ilość załączników. Brak załączników odnotowuje się na danym piśmie,
   3. w kopertach zbiorczych znajdują się wszystkie pisma, których znaki umieszczone zostały na kopercie.
2. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) sekretariat dołącza do:
   1. korespondencji, dla której istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. decyzji administracyjnych, postanowień, odwołań, pism sądowych, skarg, wniosków, krytyki prasowej,
   2. przesyłek zawierających informacje niejawne,
   3. odpowiedzi na ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy,
   4. pism, w których brak nadawcy lub daty pisma,
   5. pism mylnie skierowanych,
   6. pism poleconych, wartościowych i za dowodem doręczenia,
   7. załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
   8. pism w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
3. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.

 

 

§11

 

Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) sekretariat bezzwłocznie zwraca do urzędu pocztowego lub odsyła do nadawcy.

 

§12

 

1. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji, umieszcza się na dowód przyjęcia, w górnej części pierwszej strony lub w innym wolnym miejscu na stronie (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty), pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1.
2. Korespondencję z naniesioną pieczątką wpływu sekretariat ewidencjonuje w kontrolce wpływów i odnotowuje w obrębie pieczątki wpływu numer z kontrolki wpływów.

 

§13

 

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną dokonuje się ich wstępnej selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w pkt 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1. przesyłki adresowane na oficjalną skrzynkę poczty elektronicznej Biblioteki;
2. przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej pracowników Biblioteki.

3. Z przesyłkami, o których mowa w pkt 2a, po ich wydrukowaniu, postępuje się jak z przesyłkami w postaci papierowej.

4. Przesyłki, o których mowa w pkt 2b, drukuje się i włącza się bez dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.

5. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej (lub załącznik do niej) zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informacje o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. „podpis elektroniczny zweryfikowano w dniu......[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji”), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

 

§14

 

Po wykonaniu czynności, określonych w §8-13, sekretariat segreguje wpływającą korespondencję i przekazuje Dyrektorowi.

 

Rozdział V

 

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

 

§15

 

Dyrektor przeglądając korespondencję:

1. decyduje, którą korespondencję załatwia sam,
2. przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia właściwym referentom.

 

§16

 

Dyrektor na przeglądanej korespondencji przewidzianej do załatwienia przez referentów umieszcza dyspozycje dotyczące:

1. sposobu załatwienia sprawy,
2. terminu załatwienia sprawy,
3. aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania projektu pisma.

 

 

§17

 

1. Korespondencję przeglądniętą przez Dyrektora sekretariat rejestruje w spisach spraw, zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale VI instrukcji.
2. Po zarejestrowaniu korespondencji sekretariat dzieli ją zgodnie z dyspozycjami na:
   1. podlegającą załatwieniu przez Dyrektora,
   2. podlegającą załatwieniu przez referentów.
3. Sekretariat przekazuje do załatwienia referentom za potwierdzeniem w kontrolce wpływów kopię korespondencji, o której mowa w ust. 2 pkt 2. Oryginał korespondencji pozostaje w sekretariacie.
4. Dopuszcza się przechowywanie niektórych teczek aktowych u referentów na zasadzie porozumienia z sekretariatem za zgodą Dyrektora. W takim przypadku każdy referent obowiązany jest dostarczyć do sekretariatu teczki aktowe po załatwieniu spraw.

 

Rozdział VI

 

Rejestrowanie spraw i znakowanie dokumentacji.

Zakładanie i prowadzenie teczek aktowych

 

§18

 

1. Zarejestrowanie sprawy w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym polega na wpisaniu jej do spisu spraw (załącznik nr 2) na podstawie pisma rozpoczynającego sprawę.
2. Sekretariat, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach wpisuje znak sprawy
   w prawym górnym rogu pisma.
3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma
   w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez Dyrektora. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym, umożliwiającym ustalenie dat wszczęcia
   i zakończenia sprawy. Dopuszcza się prowadzenie spisu spraw umożliwiającego odnotowanie poszczególnych pism w obrębie danej sprawy (załącznik nr 3).
4. Spis spraw prowadzi się na nośniku papierowym lub informatycznym, oddzielnie dla każdej teczki aktowej zawierającej jednorodne tematycznie akta i założonej na podstawie wykazu akt w danym roku kalendarzowym.

 

 

 

 

§19

 

1. Sprawy wymagające specjalnej formy ewidencji nie podlegają rejestracji w spisie spraw, lecz są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw (np. dokumentacja finansowa).
2. Nie podlegają rejestracji w spisach spraw w szczególności:

1. zaproszenia, życzenia, podziękowania, zawiadomienia,
2. potwierdzenia odbioru (dołącza się je do akt właściwej sprawy),
3. publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki nie wymagające merytorycznego załatwienia,
4. rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

 

Akta i dokumenty, wymienione w pkt 1 i 4, należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek aktowych, założonych zgodnie z wykazem akt.

 

 

§20

 

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
2. Znak sprawy zawiera:
   1. znak akt,
   2. numer sprawy, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
   3. rok kalendarzowy, w którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw.

3. Elementy znaku sprawy oddziela się kropkami.

 

Przykłady znaku sprawy uwzględniające różną postać znaku akt:

 

• 004.3.2020

gdzie:

004 – symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

3 – sprawa zarejestrowana jako trzecia w spisie spraw,

2020 – rok 2020

 

• GBP.004.3.2020

gdzie:

GBP – skrót nazwy Biblioteki,

004 – symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

3 – sprawa zarejestrowana jako trzecia w spisie spraw,

2020 – rok 2020

 

4. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku umieścić symbol referenta, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób:

 

• GBP.004.3.2020.KK

gdzie:

GBP – skrót nazwy Biblioteki,

004 – symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

3 – sprawa zarejestrowana jako trzecia w spisie spraw,

2020 – rok 2020

KK – oznaczenie referenta

 

 

 

 

§21

 

Jeżeli wpływające pismo dotyczy kilku spraw, rejestruje się je – po jego skopiowaniu – pod odpowiednimi znakami, zaznaczając w uwagach, pod którym znakiem przechowywany będzie oryginał pisma. W takim przypadku odpowiedź należy sformułować odrębnym pismem w każdej sprawie.

 

§22

 

1. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowego spisu spraw.
2. Zmiana znaku sprawy i jej ponowne zarejestrowanie pod nową pozycją spisu spraw może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa zaczyna się od nowa. Wówczas sprawę wpisuje się pod nową pozycję spisu spraw, zaznaczając ten fakt w uwagach przy dotychczasowej pozycji spisu spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku...........” i przenosi się akta sprawy pod nowy znak sprawy bez wykreślania ich dotychczasowego znaku sprawy.

 

§23

 

1. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania
   w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji wykazu akt (tj. klasy końcowej).
2. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw. Dopuszcza się w sytuacji znikomej ilości dokumentacji wytworzonej w ciągu roku prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się odrębny spis spraw dla każdego roku. Odnosi się to także do dokumentacji, której charakter wymaga łączenia przez dłuższy czas, np. zbioru normatywów.

 

§24

 

1. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerycznym.
2. W przypadku założenia podteczki można założyć dla niej oddzielny spis spraw, wówczas w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki.
   W takim przypadku znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz rok
   i ewentualnie oznaczenie referenta (np. 001.3.1.2020 lub GBP.001.3.1.2020 lub GBP.001.3.1.2020.KK).
3. W przypadkach, określonych odrębnymi przepisami, zakłada się tzw. teczki zbiorcze, do których odkłada się dokumentację zarejestrowaną w kilku różnych teczkach aktowych (np. akta osobowe).
4. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy. W takim przypadku znakiem akt jest znak sprawy.

 

§25

 

1. Dla ułatwienia pracy można przechowywać spisy spraw bieżącego roku w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej „Spisy spraw do teczek o symbolach .............
   w roku ........”, zamiast w poszczególnych teczkach aktowych. Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek aktowych.
2. W przypadku prowadzenia spisów spraw w wersji elektronicznej, po odłożeniu wszystkich akt spraw zakończonych do teczki aktowej, spisy spraw należy wydrukować i odłożyć do właściwych teczek aktowych.

 

§26

 

1. Każda teczka aktowa powinna być prawidłowo opisana. Opis umieszczony na okładce składa się z następujących elementów niezbędnych do sprawnego wyszukiwania dokumentacji:

1. pełnej nazwy Biblioteki – na środku u góry,
2. znaku akt lub znaku sprawy, jeżeli jest to teczka, o której mowa w § 24 pkt. 4 – po lewej stronie pod nazwą Biblioteki,
3. kategorii archiwalnej z wykazu akt – po prawej stronie pod nazwą Biblioteki,
4. tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt uzupełnionego o informację o rodzaju dokumentacji występującej w teczce – na środku,
5. roku założenia teczki lub lat krańcowych dokumentacji znajdującej się w teczce aktowej – pod tytułem.

Wzór opisu teczki aktowej określa załącznik nr 4.

2. Jeżeli akta gromadzi się w segregatorach, dane te należy umieścić na grzbiecie segregatora.
3. Aktom niepodlegającym rejestracji należy nadać znak akt. Dotyczy to m. in. różnych kartotek i urządzeń księgowych, gdzie znak akt umieszcza się na segregatorze, teczce, pudle itp.

 

Rozdział VII

 

Formy załatwiania spraw

 

§27

 

1. Każdą sprawę należy załatwiać osobnym pismem.
2. Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania.

 

§28

 

1. Obowiązek wykonywania wszystkich czynności w sprawie oraz terminowego jej załatwienia spoczywa na referencie.
2. Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwiania spraw należy do obowiązków sekretariatu.
3. W sprawach ważnych i terminowych sekretariat może prowadzić terminarz, w którym zapisuje wyznaczony termin załatwienia sprawy oraz referenta wyznaczonego do jej załatwienia.
4. Sekretariat zobowiązany jest informować Dyrektora o każdej zwłoce w załatwianiu spraw terminowych.

 

§29

 

1. Załatwienie sprawy może być:

1. wstępne – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
2. ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w Bibliotece.

2. Ostateczne załatwienie sprawy odnotowuje się w spisie spraw, wpisując w odpowiedniej rubryce datę jej załatwienia i wpisując skrót „oz”.

 

§30

 

1. Załatwienie sprawy może być dokonane w formie ustnej lub pisemnej.
2. Przy ustnym załatwieniu sprawy sporządza się notatkę zawierającą treść udzielonej odpowiedzi, nazwisko adresata, datę załatwienia oraz stanowisko służbowe i podpis referenta.
3. Formy ustnego załatwienia spraw powinny być stosowane pomiędzy pracownikami Biblioteki, jak również w odniesieniu do spraw pilnych, niewymagających pisemnego udokumentowania, gdy jednocześnie istnieje możliwość łatwego porozumienia się z adresatem (np. telefonicznie).
4. Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna.
5. Załatwienie pisemne (korespondencyjne) sprawy polega na opracowaniu projektu pisma przez referenta oraz sporządzeniu czystopisu w dwóch egzemplarzach.
6. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym.
7. Każdy projekt pisma powinien zawierać:
   1. nagłówek lub podłużną pieczęć nagłówkową, o ile nie jest to blankiet firmowy,
   2. znak sprawy,
   3. oznaczenie adresata w pierwszym przypadku wraz z adresem,
   4. treść pisma,
   5. ponadto projekt powinien zawierać:

1. w pismach stanowiących odpowiedź – datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,
2. oznaczenie liczby załączników lub ich wyszczególnienie – pod treścią
   z lewej strony,
3. cechę pilności sprawy, zaznaczoną wyrazem „pilne” lub „terminowe” – nad adresem po prawej stronie,
4. adresy instytucji lub osób pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą „do wiadomości” – jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma.

8. Egzemplarz pisma załatwiającego sprawę włączany do akt sprawy w Bibliotece powinien ponadto zawierać parafę referenta i datę przygotowania projektu pisma.
9. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystywać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

 

§31

 

1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
2. Referent opracowujący pismo załatwiające sprawę przedkłada jego projekt w dwóch egzemplarzach Dyrektorowi do aprobaty lub bezpośrednio do podpisu wraz z aktami sprawy. Jeżeli Dyrektor wprowadza poprawki do przedłożonego projektu pisma, jest ono kierowane do referenta, a po naniesieniu poprawek ponownie jest ono przedstawiane do aprobaty lub podpisu.

 

Rozdział VIII

 

Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci służbowej

 

§32

 

Uprawnienia poszczególnych osób do podpisywania określonych rodzajów korespondencji określa statut i regulamin organizacyjny Biblioteki.

 

§33

 

1. Pisma przedkłada się podpisującemu do podpisu w teczce „do podpisu” w sposób
   i w terminach przez niego ustalonych.
2. Podpisujący pismo uzupełnia na obu egzemplarzach pisma datę oraz zamieszcza swój podpis w obrębie pieczątki imiennej określającej tytuł służbowy oraz imię i nazwisko – w prawej części pod treścią pisma. Na pierwszym egzemplarzu pisma należy składać pełny podpis, natomiast na drugim egzemplarzu przeznaczonym do odłożenia do akt może być stosowana parafa.
3. Gdy podpisujący pismo działa w zastępstwie uprawnionego do podpisu, zamieszcza pod stanowiskiem uprawnionego do podpisu znak „wz” (w zastępstwie), jeśli podpisujący podpisuje na podstawie upoważnienia do podpisywania określonego pisma, stawia przed stanowiskiem uprawnionego do podpisu znak „z up.”
   (z upoważnienia), gdy natomiast pismo podpisuje pełniący obowiązki uprawnionego do podpisu stawia się przed stanowiskiem uprawnionego do podpisu znak „p.o.” (pełniący obowiązki).

 

§34

 

1. W przypadku podpisywania większej liczby pism tej samej treści do różnych adresatów oraz na dalszych egzemplarzach pism można zastąpić podpis odręczny przez facsimile imienia i nazwiska podpisującego.
2. Użycie facsimile wymaga pozostawienia w aktach jednego egzemplarza pisma własnoręcznie podpisanego.
3. Facsimile nie można stosować na dokumentach urzędowych, w szczególności decyzjach, postanowieniach, umowach cywilno-prawnych.

 

§35

 

1. Sporządzając odpis należy zachować wszelkie cechy pisma, z którego sporządza się odpis. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie pod tekstem należy umieścić napis „odpis”. Jeżeli natomiast odpis sporządza się z odpisu, umieszcza się napis „odpis z odpisu”.
2. Jeżeli z oryginału sporządza się kserokopię, a pismo posiada charakter dokumentu (zaświadczenie, decyzja) należy tę kserokopię uwierzytelnić pieczęcią uwierzytelniającą oraz podpisem uwierzytelniającego.

 

Rozdział IX

 

Wysyłanie korespondencji

 

§36

 

1. Korespondencja może być przekazana odbiorcy w postaci pisma wysłanego:
   1. przesyłką listową (także telegram),
   2. faksem,
   3. na nośniku informatycznym (wysłanym przesyłką pocztową),
   4. pocztą elektroniczną.
2. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, do rąk własnych). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
4. Pisma wysyła się w dniu ich podpisania.
5. Pisma bardzo pilne dostarcza się przy pomocy firm kurierskich, po uzyskaniu zgody Dyrektora.

 

§37

 

1. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje sekretariat, który sprawdza czy pismo jest podpisane, opatrzone znakiem sprawy, oznaczone datą oraz czy dołączone są odpowiednie załączniki.
2. Korespondencję nieodpowiadającą wymogom, o których mowa w pkt. 1, sekretariat zwraca do uzupełnienia referentowi.
3. Do obowiązków sekretariatu należy w szczególności:
   1. dokonanie adnotacji o wysłaniu pisma na jego drugim egzemplarzu lub w odpowiednim zbiorze na nośniku informatycznym,
   2. segregowanie pism przeznaczonych do wysyłki,
   3. ewidencjonowanie listów poleconych w książce pocztowej,
   4. kopertowanie i adresowanie korespondencji (w prawej dolnej części zamieszcza się adres odbiorcy, składający się z imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji, nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwy ulicy i numeru nieruchomości),
   5. przekazywanie przesyłek i korespondencji wychodzącej na pocztę lub firmie kurierskiej,
   6. odłożenie drugiego egzemplarza wysłanego pisma do akt sprawy.
4. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym. Wówczas podpisywana jest odręcznie wydrukowana treść pisma przeznaczona do włączenia do akt sprawy.

 

 

 

Rozdział X

 

Przechowywanie akt spraw załatwionych

 

§38

 

1. Akta spraw przechowuje się w sekretariacie oraz w składnicy akt.
2. Akta spraw w toku załatwiania sekretariat przechowuje w teczkach z napisem „do załatwienia” ułożone w kolejności wpływu.
3. Akta spraw zakończonych przechowuje się w teczkach aktowych. Teczki aktowe układa się w kolejności pozycji wykazu akt. Wewnątrz teczki akta powinny być ułożone w kolejności wynikającej ze spisu spraw, a w obrębie spraw – chronologicznie.
4. Teczki zawierające akta spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami §26 pkt. 1 instrukcji i uzupełnione o datę roczną najpóźniejszego pisma w teczce oraz numer tomu, jeżeli akta o tym samym znaku akt z danego roku kalendarzowego przechowywane są w kilku tomach.

 

§39

 

W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej w ich miejsce należy włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwisko pracownika wypożyczającego akta lub nazwę i adres instytucji zewnętrznej, do której akta wysłano, a także termin zwrotu.

 

§40

 

Akta spraw zakończonych przechowuje się w sekretariacie przez okres dwóch lat. Okres przechowywania liczy się od pierwszego stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy. Po upływie tego okresu akta należy przekazać do składnicy akt.

 

 

Rozdział XI

 

Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt

 

§41

 

1. Dokumentację spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do składnicy akt kompletnymi rocznikami sekretariat lub wyznaczony przez Dyrektora referent. Dokumentacja niezbędna do bieżącej pracy może pozostać w sekretariacie na zasadzie jej wypożyczenia ze składnicy akt, tj. po dokonaniu formalności przekazania (uporządkowanie dokumentacji, sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych, wypełnienie kart udostępniania akt).
2. Archiwista w porozumieniu z Dyrektorem ustala corocznie termin przekazywania dokumentacji do składnicy akt.
3. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji w wypadku:

1. gdy dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany postanowieniami niniejszej instrukcji i instrukcji archiwalnej,
2. gdy spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub niedokładności,
3. gdy przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia Dyrektora.

 

§42

 

1. Dokumentacja przekazywana do składnicy akt powinna być uporządkowana przez sekretariat.
2. Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej, o kategorii archiwalnej wyższej niż B10, rozumie się:

1. ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w §38 pkt. 3, tj. sprawami według spisu spraw, a w obrębie każdej sprawy chronologicznie, tak by pismo rozpoczynające sprawę było na wierzchu. Poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami. Akta umieszczone w teczce, o której mowa
   w § 24 pkt. 4, należy ułożyć chronologicznie;
2. wyłączenie zbędnych kopii tych samych pism;
3. odłożenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych;
4. usunięcie z teczek części metalowych i plastikowych (np. spinacze, zszywki, wąsy, koszulki, itp.);
5. umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a te w pudłach. Jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy;
6. w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej kategorii B25 – dodatkowo ponumerowanie stron (paginacja) akt znajdujących się w teczce. Paginowanie wykonuje się zwykłym miękkim ołówkiem numerując strony w prawym górnym rogu. Liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka (księga, poszyt, zeszyt) zawiera .... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”,
7. opisanie uporządkowanych teczek aktowych, zgodnie z postanowieniami §26 pkt. 1 i §38 pkt. 4,
8. ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

3. Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii B10 i niższej rozumie się:

1. odłożenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych,
2. umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych lub bezpośrednio w paczkach lub w pudłach,
3. opisanie teczek aktowych, zgodnie z postanowieniami §26 pkt. 1 i §38 pkt. 4,
4. ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

 

§43

 

1. Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt odbywa się, z uwzględnieniem ustaleń § 44, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 5), których sporządzenie należy do obowiązków sekretariatu lub wyznaczonego przez Dyrektora referenta.
2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno dla dokumentacji niearchiwalnej kategorii B25 w trzech egzemplarzach i osobno dla pozostałej dokumentacji niearchiwalnej w dwóch egzemplarzach. W sytuacji, gdy dokumentacja przekazywana jest do filii składnicy akt, sporządza się dodatkowy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego i ten egzemplarz przekazuje się do składnicy akt do wiadomości.
3. Osoba sporządzająca spis zdawczo-odbiorczy wypełnia rubryki nr 1, 2, 3, 4, 5, 6 formularza spisu oraz nanosi informacje o nazwie Biblioteki, która dokumentację wytworzyła, w lewym górnym rogu spisu. Dokumentację należy ujmować w spisie zgodnie z nadanym jej układem po uporządkowaniu akt, tj. według kolejności haseł klasyfikacyjnych z wykazu akt.
4. Na końcu spisu osoba sporządzająca spis umieszcza swój podpis i datę sporządzenia spisu.
5. Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje przekazujący dokumentację oraz archiwista. Umieszcza się także datę przejęcia akt do składnicy akt.
6. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego zatrzymuje sekretariat, drugi – przeznaczony jest dla składnicy akt.
7. Do przekazanych akt należy dołączyć wszelkie pomoce ewidencyjne: rejestry, kartoteki, skorowidze, itp.

 

§44

 

1. Przekazywanie akt osobowych pracowników zwolnionych do składnicy akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych (załącznik nr 6), sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w § 43 pkt. 2, 4, 5, 6. Spisy sporządza się odrębnie dla każdego roku zwolnienia pracowników. Akta osobowe w spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników.
2. Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, jak i urządzeń mechanicznych, przekazywana jest do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej (załącznik nr 7), sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w § 43 pkt. 2, 4, 5, 6. Układ dokumentacji w spisie powinien uwzględniać podział na obiekty (urządzenia), a w ich obrębie na stadia i branże.
3. W przypadku dokumentacji na nośnikach informatycznych, powstającej w związku z załatwianiem spraw (np. fotografie, filmy itp.) jest ona ujmowana w spisach zdawczo-odbiorczych wraz z aktami poszczególnych spraw, których dotyczy.
   W takim przypadku należy w spisie umieścić informację o rodzaju dokumentacji zapisanej na nośniku informatycznym. Nośniki informatyczne oznacza się w trwały sposób znakiem sprawy i sygnaturą archiwalną dokumentacji aktowej, z którą powiązany jest nośnik.

 

 

 

 

Rozdział XII

 

Postanowienia końcowe

 

§45

 

W przypadku likwidacji Biblioteki lub jej reorganizacji prowadzącej do powstania nowej placówki należy zawiadomić o tym fakcie właściwe miejscowo archiwum państwowe, które określi procedury postępowania z dokumentacją likwidowanej Biblioteki.

 

 

 

§46

 

1. Dyrektor powinien regularnie kontrolować prace kancelaryjne wykonywane przez podległych mu pracowników.
2. Kontrola ta polega na sprawdzaniu:

1. terminowości i prawidłowości załatwiania spraw,
2. prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją,
3. prawidłowości prowadzenia spisów spraw i teczek aktowych,
4. terminowości przekazywania dokumentacji do składnicy akt.

 

Załączniki do instrukcji kancelaryjnej:

 

nr 1 – wzór pieczęci wpływu,

nr 2 – formularz spisu spraw,

nr 3 – formularz spisu spraw, pozwalający na odnotowywanie poszczególnych pism |
w obrębie danej sprawy,

nr 4 – wzór opisu teczki aktowej,

nr 5 – formularz spisu zdawczo-odbiorczego akt,

nr 6 – formularz spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych,

nr 7 – formularz spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej.

 

 

24	Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
25	Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne
26	Zamówienia publiczne
3	FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
30	Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych
31	Planowanie i realizacja budżetu
32	Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa
33	Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych
34	Opłaty i ustalanie cen
35	Inwentaryzacja
36	Dyscyplina finansowa
4	ZBIORY BIBLIOTECZNE
40	Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gromadzenia, opracowania, zabezpieczania i udostępniania zbiorów bibliotecznych
41	Gromadzenie zbiorów bibliotecznych
42	Opracowanie i ewidencja zbiorów bibliotecznych
43	Zabezpieczanie i konserwacja zbiorów bibliotecznych
44	Udostępnianie zbiorów bibliotecznych
45	Nadzór nad działalnością filii Biblioteki oraz szkolenie i instruktaż pracowników
5	DZIAŁALNOŚĆ INFORMACYJNO-BIBLIOGRAFICZNA. POPULARYZACJA BIBLIOTEKI I CZYTELNICTWA. WYDAWNICTWA. DZIAŁALNOŚĆ Z ZAKRESU INTEGRACJI SPOŁECZNEJ
50	Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące prowadzenia działalności informacyjnej, bibliograficznej, popularyzatorskiej i wydawniczej oraz z zakresu integracji społecznej
51	Informacja bibliograficzna i naukowa
52	Wydawnictwa
53	Wystawy
54	Popularyzacja biblioteki, książki i czytelnictwa
55	Działalność z zakresu integracji społecznej

 

Symbole klasyfikacyjne				Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii archiwalnej	Uwagi
I	II	III	IV
1	2	3	4	5	6	7
0				ZARZĄDZANIE
	00			Gremia kolegialne
		000		Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne)	B25
		001		Udział w obcych gremiach kolegialnych	B25	w tym w posiedzeniach organów jednostek nadrzędnych lub nadzorujących
		002		Narady (zebrania) pracowników	B25	inne niż gremia wymienione w klasach 000-001
	01			Organizacja
		010		Organizacja organów i jednostek nadrzędnych oraz współdziałających	B10	m.in. statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych
		011		Organizacja własnej jednostki	B25	zarówno całej Biblioteki, jak i jej filii; dot. m.in. aktów założycielskich, statutów, regulaminów organizacyjnych, zmian organizacyjnych, tworzenia i likwidacji, łączenia, rejestracji i odpisów z rejestrów nadanie numeru NIP, REGON, itp. oraz wszelkiej korespondencji w ww. sprawach
		012		Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów i podpisy elektroniczne	B10	w tym ich rejestry, bankowe karty wzoru podpisu
		013		Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
			0130	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej	B25
			0131	Ochrona informacji niejawnych	B10

 

			0132	Ochrona danych osobowych	B10
			0133	Udostępnianie informacji	B10	w tym informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej
		014		Obsługa kancelaryjna
			0140	Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo	B25	w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt, itp. oraz korespondencja w ww. sprawach
			0141	Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji	B5	w tym pomocniczy rejestr korespondencji, książka pocztowa, rejestry przesyłek, itp.
			0142	Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy	B25
			0143	Ewidencja druków ścisłego zarachowania	B10	przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 230
			0144	Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe	B25	przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 230
			0145	Przekazywanie dokumentacji w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi	B25
		015		Składnica akt		przy czym przepisy kancelaryjne i archiwalne klasyfikowane są przy klasie 0140
			0150	Ewidencja dokumentacji przechowywanej w składnicy akt	B25	przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt
			0151	Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego	B25
			0152	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	B25	w tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji
			0153	Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w  składnicy akt	B5	w tym zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania i wypożyczania akt

 

			0154	Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w składnicy akt	B10
	02			Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna
		020		Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i innych	B10	okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu
		021		Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki	B25	komplet podpisanych zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów normatywnych można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu.
		022		Zbiór umów	B10	jeżeli jest potrzeba jego prowadzenia; komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała
		023		Udział w przygotowywaniu projektów aktów prawnych	B25	w tym opiniowanie projektów uchwał czy zarządzeń organów nadrzędnych
		024		Opinie prawne na potrzeby własnej jednostki	B10	opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez własną jednostkę. Drugie egzemplarze odkłada się do akt sprawy, której dotyczą
		025		Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym	B10	okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy
	03			Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy		z wyjątkiem tych dotyczących zagadnień ujętych w klasie 3 i 4

 

		030		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące sposobu opracowania strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz	B25
		031		Strategie, programy, plany i sprawozdania z innych podmiotów	B5	przesyłane do wiadomości lub wykorzystania
		032		Strategie, programy, plany i sprawozdania własnej jednostki	B25	jeżeli te dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii B5
		033		Sprawozdawczość statystyczna	B25	jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5
		034		Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja	B25	własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety
		035		Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów	B25	inne niż w klasie 034; np. dla organu nadrzędnego, wojewody, itp.
	04			Informatyzacja		zakup i eksploatacja komputerów i infrastruktury – w klasie 230
		040		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji	B25	w tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego
		041		Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych	B10	w tym sprawy bezpieczeństwa systemów; przy czym akta spraw dotyczących wszelkiego rodzaju instrukcji kwalifikowane są do kategorii B25 i mogą być wyodrębnione do osobnej teczki
		042		Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne	B10

 

		043		Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów	B10	okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu
		044		Projektowanie i eksploatacja stron internetowych	B10
	05			Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje
		050		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące skarg, wniosków, petycji, postulatów, inicjatyw i interpelacji	B25
		051		Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio	B25	w tym ich rejestr
		052		Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości	B5
		053		Petycje, postulaty i inicjatywy obywatelskie	B25
		054		Interpelacje i zapytania	B25	w tym posłów, senatorów, radnych
		055		Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom	B2	dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki, a zostały do niej skierowane przez pomyłkę lub ze względu na brak wiedzy wnioskodawcy
	06			Reprezentacja i promowanie
		060		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania działalności	B25
		061		Patronaty	B25
		062		Kontakty ze środkami publicznego przekazu
			0620	Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje i wywiady	B25
			0621	Monitoring środków publicznego przekazu	B25	w tym tzw. wycinki prasowe

 

		063		Promocja i reklama działalności własnej jednostki	B25	w tym udział w targach, wystawach oraz materiały promocyjne i reklamowe
		064		Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach	B25
		065		Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie	B5
		066		Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji	B5	inne niż wchodzące w akta spraw
		067		Badanie satysfakcji klienta	B10
	07			Współdziałanie z innymi podmiotami		w kraju i za granicą
		070		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami	B25
		071		Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym	B25	przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073
		072		Kontakty z podmiotami zagranicznymi
			0720	Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami zagranicznymi	B25	przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073
			0721	Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli własnej jednostki	B10
			0722	Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy	B10
		073		Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania	B25	okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów
		074		Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje, fora krajowe i zagraniczne	B25	w tym organizacja własnych, jak i udział w obcych

 

	08			Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej		sprawy finansowe przy klasie 33
		080		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych	B25
		081		Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych oraz ich realizacja	B25	w tym przygotowanie i składanie wniosków
	09			Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka		planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03
		090		Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzyka	B25
		091		Kontrole
			0910	Kontrole zewnętrzne we własnej jednostce	B25
			0911	Kontrole wewnętrzne we własnej jednostce	B25
			0912	Książka kontroli	B5
		092		Audyt	B25
		093		Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań	B25
1				SPRAWY KADROWE
	10			Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
		100		Własne regulacje, ich projekty	B25	m.in. regulamin pracy, wykazy

 

				oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych		etatów, umowy zbiorowe
		101		Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych	B10	jeżeli regulacje te dotyczą bezpośrednio pracowników jednostki to kwalifikuje się akta spraw ich dotyczących do kategorii B25
		102		Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych	B25
	11			Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
		110		Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy	B2	przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
		111		Konkursy na stanowiska	B5	akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie „Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne)” w ramach grupy rzeczowej 00
		112		Obsługa zatrudnienia
			1120	Obsługa zatrudnienia kierownika jednostki	B10
			1121	Obsługa zatrudnienia pracowników	B5	w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych
			1122	Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników	B5	m. in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
			1123	Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin	B*)	*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat

 

			1124	Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych	B5	przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
			1125	Staże zawodowe	B10
			1126	Wolontariat	B10
			1127	Praktyki	B10
		113		Prace zlecone (umowy cywilno- prawne)
			1130	Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne	B10	okres przechowywania i sposób jego obliczania regulują odrębne przepisy
			1131	Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne	B10
		114		Nagradzanie, odznaczanie i karanie
			1140	Nagrody	B10	przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
			1141	Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne	B10	przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
			1142	Wyróżnienia	B10	np. podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały
			1143	Karanie	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
			1144	Postępowanie dyscyplinarne	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie „Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne)” w ramach grupy rzeczowej 00
		115		Sprawy wojskowe osób zatrudnionych	B10
		116		Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa	B20

 

	12			Ewidencja osobowa
		120		Akta osobowe osób zatrudnionych	B10	okres przechowywania i sposób jego obliczania regulują odrębne przepisy
		121		Pomoce ewidencyjne do akt osobowych	B10	w tym dane w systemach bazodanowych
		122		Legitymacje służbowe	B5	w tym rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, itp.
		123		Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu	B5
	13			Bezpieczeństwo i higiena pracy
		130		Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy	B25
		131		Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy	B25	w tym ocena ryzyka zawodowego
		132		Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy	B10	przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii B25
		133		Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
			1330	Warunki szkodliwe	B10
			1331	Rejestr czynników szkodliwych	B40
			1332	Choroby zawodowe	B10
	14			Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
		140		Zasady i programy szkolenia i doskonalenia	B25	w tym indywidualne ścieżki rozwoju
		141		Szkolenia organizowane we własnym zakresie	B10	w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych
		142		Dokształcanie pracowników	B5	studia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne podmioty dla własnych pracowników; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych
	15			Dyscyplina pracy

 

		150		Czas pracy
			1500	Dowody obecności w pracy	B10
			1501	Absencje w pracy	B10
			1502	Rozliczenia czasu pracy	B10
			1503	Delegacje służbowe	B3	w tym ich ewidencja
			1504	Ustalanie i zmiany czasu pracy	B10
			1505	Praca w godzinach nadliczbowych	B10
		151		Urlopy osób zatrudnionych
			1510	Urlopy wypoczynkowe	B10
			1511	Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze, dla poratowania zdrowia itp.	B10	przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
			1512	Urlopy bezpłatne	B10	przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
		152		Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych	B5
	16			Sprawy socjalno-bytowe pracowników
		160		Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych	B5
		161		Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych	B10
		162		Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi	B5
		163		Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych	B5
		164		Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy	B5

 

	17			Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna
		170		Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego	B10
		171		Obsługa ubezpieczenia społecznego	B5	w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS
		172		Dowody uprawnień do zasiłków	B5
		173		Emerytury i renty	B10
		174		Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp.	B10
		175		Opieka zdrowotna
			1750	Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej	B10
			1751	Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy	B10
2				ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI
	20			Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych	B25
	21			Inwestycje i remonty	B5	dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty
	22			Administrowanie i eksploatowanie obiektów
		220		Stan prawny nieruchomości	B25	w tym nabywanie i zbywanie
		221		Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali oraz najmowanie lokali na potrzeby własne	B5	okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu

 

		222		Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń	B5	korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego, itp.
		223		Podatki i opłaty publiczne	B10
		224		Gospodarowanie terenami wokół obiektów	B5	tereny zielone itp.
	23			Gospodarka materiałowa		dotyczy środków trwałych i nietrwałych
		230		Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe	B5	w tym zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami
		231		Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych	B5	dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo- wartościowe, zestawienia wyposażenia
		232		Ewidencja środków trwałych i nietrwałych	B10
		233		Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych	B10	dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp., okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka
		234		Dokumentacja techniczno- eksploatacyjna środków trwałych	B5	opisy techniczne, instrukcje obsługi, okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia
		235		Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi	B5
	24			Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
		240		Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich	B5

 

 

 

			3214	Uzgadnianie sald	B5
			3215	Kontrole i rewizje kasy	B5
			3216	Zobowiązania, poręczenia	B5
		322		Księgowość materiałowo- towarowa	B5
		323		Rozliczenia płac i wynagrodzeń
			3230	Dokumentacja płac i potrąceń z płac	B5
			3231	Listy płac	B10	okres przechowywania i sposób jego obliczania regulują odrębne przepisy
			3232	Kartoteki wynagrodzeń	B10	okres przechowywania i sposób jego obliczania regulują odrębne przepisy
			3233	Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego	B5
			3234	Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne	B10
			3235	Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac	B10	okres przechowywania i sposób jego obliczania regulują odrębne przepisy
	33			Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych	B10	z wyjątkiem dokumentacji ujętej w klasie 08, okres przechowywania liczy się od momentu ostatecznego rozliczenia projektu lub programu
	34			Opłaty i ustalanie cen
		340		Ustalanie i zwalnianie z opłat	B5	w tym za posiłki na stołówkach
		341		Ustalanie cen za własne wyroby	B5
	35			Inwentaryzacja
		350		Wycena i przecena	B10
		351		Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne	B5
	36			Dyscyplina finansowa	B10
4				ZBIORY BIBLIOTECZNE

 

	40			Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gromadzenia, opracowania, zabezpieczania i udostępniania zbiorów bibliotecznych	B25
	41			Gromadzenie zbiorów bibliotecznych
		410		Zakupy zbiorów bibliotecznych	B5	korespondencja, zamówienia, rozliczenia finansowe, itp. w tym dotyczące spraw prenumeraty czasopism
		411		Dary i depozyty zbiorów bibliotecznych	B5
		412		Wymiana zbiorów bibliotecznych	B5
		413		Inne formy gromadzenia zbiorów bibliotecznych	B5	inne niż wymienione przy klasach 410, 411, 412 formy gromadzenia zbiorów bibliotecznych
	42			Opracowanie i ewidencja zbiorów bibliotecznych
		420		Wymiana informacji na temat opracowania zbiorów bibliotecznych z innymi instytucjami	B25
		421		Ewidencja zbiorów bibliotecznych	B25	księgi, dane w bazach danych, itp.
		422		Katalogi kartkowe	B5	okres przechowywania liczy się po zamknięciu danego katalogu
		423		Rozmieszczanie zbiorów bibliotecznych
			4230	Rozmieszczanie druków zwartych na terenie Biblioteki	B5	spisy druków zwartych przekazanych do agend lub filii opracowane na podstawie ewidencji zbiorów bibliotecznych
			4231	Rozmieszczenie druków nieksiążkowych na terenie Biblioteki	B5	spisy druków nieksiążkowych przekazanych do agend lub filii opracowane na podstawie ewidencji zbiorów bibliotecznych

 

		424		Selekcja zbiorów bibliotecznych	B25	dowody, protokoły, rejestry ubytków, itp.
		425		Statystyka zbiorów bibliotecznych
			4250	Zestawienia okresowe stanu ewidencji zbiorów bibliotecznych dla całej Biblioteki	B25	jeżeli zestawienia cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych z zestawieniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie zestawień cząstkowych zakwalifikować do kategorii B5
			4251	Zestawienia okresowe stanu ewidencyjnego zbiorów bibliotecznych w agendach lub filiach Biblioteki	B5
		426		Analizowanie stanu zbiorów bibliotecznych	B25
		427		Kontrola stanu zbiorów bibliotecznych oraz ich ewidencji	B25	m.in. skontra zbiorów
	43			Zabezpieczanie i konserwacja zbiorów bibliotecznych
		430		Współdziałanie w zakresie ochrony zbiorów bibliotecznych	B10
		431		Techniczne zabezpieczanie zbiorów bibliotecznych	B5	np. prace introligatorskie, zestawienia przekazanych książek/czasopism do naprawy
		432		Konserwacja zbiorów bibliotecznych	B5
		433		Reprografia zabezpieczająca	B5
	44			Udostępnianie zbiorów bibliotecznych
		440		Czytelnicy
			4400	Zapisywanie i wyrejestrowywanie czytelników	B10
			4401	Wykluczanie czytelników z Biblioteki i zawieszenie w prawach czytelnika	B10

 

		441		Udostępnianie zbiorów bibliotecznych
			4410	Udostępnianie zbiorów bibliotecznych na miejscu i wypożyczenia na zewnątrz	B10	tj. ewidencja prowadzona w postaci papierowej i elektronicznej, przy czym karta książki i tzw. kieszonki kwalifikuje się do kategorii Bc, a zeszyty z ewidencją czytelników korzystających z czytelni do kategorii B5.
			4411	Udostępnianie zbiorów bibliotecznych szczególnie chronionych	B10	podania, wnioski, decyzje
			4412	Wypożyczenia międzybiblioteczne	B5	zlecenia wypożyczeń międzybibliotecznych, korespondencja, rejestr
		442		Reprografia zbiorów bibliotecznych na potrzeby czytelników	B5
		443		Windykacje zbiorów bibliotecznych
			4430	Windykacja zbiorów bibliotecznych od czytelników	B5
			4431	Współdziałanie z firmami windykacyjnymi w zakresie zwrotów przez czytelników zbiorów bibliotecznych	B5
	45			Nadzór nad działalnością filii Biblioteki oraz szkolenie i instruktaż pracowników
		450		Nadzór nad działalnością filii Biblioteki	B25
		451		Szkolenie i instruktaż pracowników filii	B25
5				DZIAŁALNOŚĆ INFORMACYJNO- BIBLIOGRAFICZNA. POPULARYZACJA BIBLIOTEKI I CZYTELNICTWA.

 

				WYDAWNICTWA. DZIAŁALNOŚĆ Z ZAKRESU INTEGRACJI SPOŁECZNEJ
	50			Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące prowadzenia działalności informacyjnej, bibliograficznej, popularyzatorskiej i wydawniczej oraz z zakresu integracji społecznej	B25
	51			Informacja bibliograficzna i naukowa
		510		Opracowania naukowo- badawcze w zakresie stanu bibliotek i czytelnictwa	B25
		511		Badania naukowe indywidualne	B25	inne niż przy klasie 510
		512		Kwerendy bibliograficzne	B25	przy czym zeszyty udzielonych informacji kwalifikuje się do kategorii B5
		513		Wytwarzanie i wymiana źródeł informacji	B25
	52			Wydawnictwa		dokumentacja z prac Kolegium Redakcyjnego klasyfikowana jest przy odpowiedniej klasie w grupie rzeczowej 00
		520		Programy, plany i sprawozdania w zakresie działalności wydawniczej	B25	badanie potrzeb, ustalanie tematyki, ogólne sprawy wydawnicze
		521		Teki wydawnicze	B25	dla każdego tytułu prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie i recenzje, projekty graficzne, dwa egzemplarze wydawnictwa, opinie o danym tytule
		522		Publikacje w zewnętrznych wydawnictwach	B25	dot. publikacji własnych pracowników
		523		Wykonanie poligraficzne	B5	sprawy techniczno- wydawnicze; ewidencja zleceń, skład tekstu, korekta, rysunki, ilustracje, druk, oprawa

 

		524		Rozpowszechnianie wydawnictw	B5	kolportaż
	53			Wystawy
		530		Własne wystawy	B25	programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty, plakaty, ulotki, nagrania, itp.; dla każdej wystawy zakłada się odrębnie numerowane podteczki
		531		Udział w obcych wystawach	B25
	54			Popularyzacja biblioteki, książki i czytelnictwa
		540		Spotkania popularyzujące literaturę, kulturę i naukę	B25	zaproszenia, ulotki, materiały, dokumentacja spotkań w tym fotograficzna
		541		Lekcje biblioteczne	B25
		542		Wycieczki do Biblioteki	B5
		543		Inne formy działalności popularyzującej czytelnictwo	B25	inne niż wymienione przy klasach 540, 541, 542 formy działalności popularyzującej czytelnictwo np. konkursy, warsztaty, prezentacje
	55			Działalność z zakresu integracji społecznej	B10

Załącznik Nr 3

do Zarządzenia Nr 15/09/2020

Dyrektora  Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza
w Poroninie  z dnia 17.09.2020r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania

składnicy akt

Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Spis treści:

 

 

 

Rozdz. I      Przedmiot i zakres instrukcji ........................................................... 3

 

Rozdz. II     Organizacja i zakres działania składnicy akt …………........................5

 

Rozdz. III    Personel składnicy akt ………….........................................................5

 

Rozdz. IV    Lokal i wyposażenie składnicy akt …………........................................7

 

Rozdz. V     Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt …………......................9

 

Rozdz. VI    Przechowywanie i ewidencja dokumentacji

w składnicy akt …………...................................................................10

 

Rozdz. VII   Udostępnianie dokumentacji w składnicy akt …………......................12

 

Rozdz. VIII  Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

w składnicy akt …………...................................................................14

 

Rozdz. IX    Kontrola składnicy akt …………........................................................15

 

Rozdz. X     Postanowienia końcowe ...................................................................15

 

 

 

Rozdział I

 

Przedmiot i zakres instrukcji.

 

§ 1

 

1. Instrukcja określa organizację, zadania i zakres działania składnicy akt Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie oraz reguluje tryb przejmowania dokumentacji spraw zakończonych, sposób jej przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w składnicy akt, ustala zasady udostępniania dokumentacji, jak również zasady i tryb przekazywania jej do zniszczenia.
2. Postępowanie z dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

§ 2

 

Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:

 

1.	archiwista	-	pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt;
2.	brakowanie (brakowanie dokumentacji)	-	wydzielenie i przekazanie do zniszczenia tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz uznano ją za nieprzydatną dla celów praktycznych Biblioteki;
3.	Dyrektor	-	Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie lub osobę przez niego upoważnioną;
4.	ekspertyza archiwalna	-	szczegółowe sprawdzenie dokumentacji w celu przeprowadzenia oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej;
5.	metr bieżący	-	metr bieżący akt, czyli taką ilość akt, jaka mieści się w jednym metrze bieżącym półki, przy ułożeniu dokumentacji ściśle przy sobie systemem bibliotecznym, tj. w pozycji stojącej, zwróconej grzbietem teczki do frontu półki;
6.	referent	-	pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę, zatrudnionego w Bibliotece lub w gminnej jednostce organizacyjnej, powołanej do realizacji części zadań Biblioteki;
7.	sekretariat	-	stanowisko pracy, do zadań którego należy m.in. przechowywanie akt spraw w trakcie ich załatwiania oraz po ich zakończeniu;
8.	składnica akt	-	miejsce, do którego przekazywana jest dokumentacja spraw zakończonych, gdzie jest ona przechowywana, ewidencjonowana, zabezpieczana, udostępniana i brakowana. Pod tym określeniem rozumie się składnicę akt Biblioteki:
9.	Biblioteka	-	Gminna Biblioteka Publiczna im. Jana Kasprowicza w Poroninie
10.	teczka aktowa	-	teczkę wiązaną lub kopertę służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, jak również teczkę obejmującą dokumentację jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą. Stanowi przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;
11.	wykaz akt	-	jednolity rzeczowy wykaz akt czyli wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną.

 

§ 3

 

1. Dokumentacja, ze względu na jej wartość archiwalną, dzieli się na:

 

1. materiały archiwalne – czyli część dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze względu na swą wartość historyczną. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu „A”,

 

2. dokumentację niearchiwalną – czyli część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną i nie stanowi materiałów archiwalnych.

 

2. Całość dokumentacji wytwarzanej i gromadzonej w Bibliotece zaliczana jest do dokumentacji niearchiwalnej.

 

3. Do oznaczenia kategorii archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu „B”, z tym że:

1. symbolem B z dodaniem liczb arabskich (np. B5, B10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu  w pełnych latach kalendarzowych począwszy od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Zniszczenie dokumentacji następuje na podstawie zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego,
2. symbolem BE z dodaniem liczb arabskich (np. BE5, BE10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt a) podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe,
3. symbolem Bc oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie  przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt a).

 

4. Składnica akt gromadzi i przechowuje dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B), wymienioną w § 3 pkt. 3.

 

5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach miejscowo właściwe archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji, o której mowa w punkcie 3 uznając ją za materiały archiwalne.

 

Rozdział II

 

Organizacja i zakres działania składnicy akt.

 

§ 4

 

1. Biblioteka posiada jedną składnicę akt.

 

2. Dyrektor może upoważnić gminną jednostkę organizacyjną, powołaną do realizacji części zadań Biblioteki, do prowadzenia filii składnicy akt.

 

3. Filia składnicy akt stosuje odpowiednio przepisy instrukcji regulujące działalność składnicy akt.

 

§ 5

 

Do zakresu działania składnicy akt należy:

 

1. przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z sekretariatu,

 

2. przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

 

3. udostępnianie dokumentacji,

 

4. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,

 

Rozdział III

 

Personel składnicy akt.

 

§ 6

 

1. Za całokształt pracy składnicy akt odpowiedzialny jest archiwista.

 

2. Archiwista powinien mieć co najmniej wykształcenie średnie i posiadać przeszkolenie archiwalne.

 

3. Archiwista odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej.

 

4. Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego (np. fartuchy, rękawiczki lateksowe, maseczki z filtrem, itp.).

 

§ 7

 

Do szczegółowych obowiązków archiwisty należy:

 

1. przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z sekretariatu lub od wyznaczonego przez Dyrektora referenta do składnicy akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,

 

2. przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej jej ewidencji,

 

3. udostępnianie dokumentacji,

 

4. inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,

 

5. znajomość organizacji Biblioteki, gromadzenie informacji o zmianach organizacyjnych jakim podlegała Biblioteka w przeszłości i jakim podlega obecnie,

 

6. znajomość stosowanych w przeszłości i obecnie w Bibliotece systemów kancelaryjnych oraz znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych
   i regulacji ogólnie obowiązujących dotyczących postępowania z dokumentacją.
7. przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
8. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
9. wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
10. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwania w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy określonej problematyki;
11. doradzanie pracownikom (we współdziałaniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, o ile został wskazany) w zakresie właściwego postępowania
    z dokumentacją.

 

§ 8

 

1. Archiwistę, w razie jego nieobecności, zastępuje inny pracownik Biblioteki
   w zakresie ograniczonym jedynie do udostępniania akt.

 

2. W razie zmiany na stanowisku archiwisty przekazanie składnicy akt nowemu archiwiście odbywa się protokolarnie.
3. Biblioteka może korzystać ze wsparcia innych wyspecjalizowanych podmiotów gospodarczych w zakresie wykonywania zadań, o których mowa w § 7 instrukcji archiwalnej.

 

 

 

Rozdział IV

 

Lokal i wyposażenie składnicy akt.

 

§ 9

 

1. Lokal składnicy akt powinien posiadać co najmniej jeden magazyn służący do przechowywania dokumentacji. Prace archiwalne mogą być wykonywane przez archiwistę w miejscu jego pracy.

 

2. Magazyn składnicy akt powinien zabezpieczać przechowywaną w nim dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, a w szczególności powinien:

1. być usytuowany na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów;
2. być suchy, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;
3. posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;
4. być zabezpieczony przed włamaniem co najmniej przez wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu;
5. być zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez wyposażenie w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;
6. być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;
7. zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;
8. posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.

 

3. W magazynie składnicy akt:

1. nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;
2. nie wolno stosować farb i lakierów zawierających rozpuszczalniki organiczne
   a zwłaszcza formaldehyd, ksylen i toluen;
3. nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;
4. należy ograniczyć nasłonecznienie – np. poprzez osłonięcie okien jasnymi zasłonami, żaluzjami lub przyciemnianymi szybami z filtrami UV;
5. jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;
6. posadzka w pomieszczeniu magazynowym powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości (np. parkiet, płytka ceramiczna, wykładzina zmywalna);
7. należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury. Dla dokumentacji papierowej temperatura powietrza powinna mieścić się w granicach 14-18ºC (dopuszczalne wahania dobowe wynoszą 1 ºC) przy wilgotności 30-50% (dopuszczalne wahania dobowe wynoszą 3%). Dla nośników informatycznych temperatura powietrza powinna mieścić się w granicach 12-18ºC (dopuszczalne wahania dobowe wynoszą 2 ºC) przy wilgotności 30-40% (dopuszczalne wahania dobowe wynoszą 5%).
8. należy codziennie rejestrować warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować przynajmniej raz w tygodniu;
9. należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

 

§ 10

 

Wyposażenie magazynu składnicy akt powinny stanowić:

 

1. biurko(a), szafa(y), półki, regały, drabinki, schodki itp.;

 

2. regały metalowe dostosowane do wymiarów dokumentacji;

 

3. regały powinny być ustawione prostopadle do otworów okiennych. Regały stacjonarne powinny być oddalone od ścian minimum 10 cm, z przejściem między nimi ok. 80 (90) cm, o wysokości półek dostosowanej do rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić max 40 cm,
   a wolnostojących max 80 cm. Odstęp pomiędzy najniższą półką regałów
   a podłogą powinien wynosić 30 cm a pomiędzy najwyżej położoną półką
   a sufitem 15-20 cm. Punkty świetlne w przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami;

 

4. regały należy ponumerować cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi;

 

5. urządzenia służące do pomiaru temperatury i wilgotności;

 

6. druki i materiały biurowe (np.: papier, teczki, pudła, tasiemki, itp.) służące archiwiście do wykonywania jego obowiązków;

 

7. ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe magazyn składnicy akt musi być wyposażony w niezbędny sprzęt i materiały ratunkowe (np.: gaśnice proszkowe
   z aktualnymi atestami, koce gaśnicze, worki ewakuacyjne, piasek, itp.) ustalone w porozumieniu z miejscową komendą straży pożarnej.

 

§ 11

 

W magazynie co najmniej dwa razy w roku przeprowadza się gruntowne odkurzanie dokumentacji przy pomocy odkurzacza.

 

§ 12

 

1. Prawo wstępu do magazynu składnicy akt ma archiwista oraz w obecności archiwisty jego przełożeni, przedstawiciele państwowej służby archiwalnej
   i innych organów kontrolnych po okazaniu upoważnienia oraz osoby korzystające z zasobu archiwalnego.

 

2. Poszukiwania dokumentacji w magazynie składnicy akt w celu jej udostępnienia może przeprowadzać wyłącznie archiwista, z zastrzeżeniem § 8 pkt. 1.

 

3. Po zakończeniu pracy magazyn składnicy akt powinien być zamykany
   i plombowany, a klucze przechowywane w miejscu do tego przeznaczonym.

 

§ 13

 

W przypadku wytwarzania i gromadzenia niewielkiej ilości dokumentacji (do 20 metrów bieżących) dopuszcza się możliwość przechowywania dokumentacji
w metalowych zamykanych szafach w pokoju biurowym. Zapisy § 9 - §12 oraz § 18 stosuje się odpowiednio.

 

 

Rozdział V

 

Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt.

 

§ 14

 

1. Okres przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych oraz sposób ich przekazywania do składnicy akt określają odpowiednie postanowienia instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Bibliotece.

 

2. Składnica akt przejmuje dokumentację kompletnymi rocznikami i w stanie uporządkowanym.

 

3. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji w wypadku:

 

1. gdy dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany postanowieniami instrukcji kancelaryjnej i niniejszej instrukcji,

 

2. gdy spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub niedokładności,

 

3. gdy przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

 

O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia Dyrektora.

 

4. Sekretariat lub wyznaczony przez Dyrektora referent przekazuje dokumentację spraw zakończonych, z uwzględnieniem postanowień § 17, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 1), sporządzonych osobno dla dokumentacji zakwalifikowanej do kategorii B25 w trzech egzemplarzach i osobno dla pozostałej dokumentacji niearchiwalnej w dwóch egzemplarzach. W sytuacji, gdy dokumentacja przekazywana jest do filii składnicy akt sporządzany jest  dodatkowy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego, który przekazywany jest do składnicy akt do wiadomości.
5. Dokumentacja powinna być przekazywana według ustalonego z archiwistą terminarza.

 

§ 15

 

1. W przypadku wznowienia sprawy na stanowisku pracy, którego akta zostały już przekazane do składnicy akt, archiwista na wniosek referenta wycofuje je z ewidencji składnicy akt i przekazuje na stanowisko pracy.

 

2. Wycofanie akt sprawy z ewidencji składnicy akt polega na:

 

1. przekreśleniu ciągłą linią pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, pod którą akta figurują i odnotowaniu w rubryce 8 spisu daty i numeru protokołu wycofania akt,

 

2. sporządzeniu protokołu z wycofania akt z ewidencji składnicy akt.

 

3. W trakcie przekazywania wycofywanych akt ze składnicy akt na stanowisko pracy protokół podpisują archiwista i referent.

 

 

§ 16

 

1. W składnicy akt spisy zdawczo-odbiorcze rejestrowane są w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 4) w kolejności wpływu i otrzymują numer bieżący z tego wykazu.

 

2. Numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez numer pozycji teczki w spisie stanowi sygnaturę archiwalną danej teczki. Sygnaturę archiwalną nanosi archiwista w lewym dolnym rogu teczki aktowej i na jej grzbiecie.

 

3. W przypadku dokumentacji zapisanej na nośnikach informatycznych oznacza się je w trwały sposób sygnaturą archiwalną dokumentacji aktowej, z którą powiązany jest nośnik.

 

4. Zarejestrowane egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji odkłada się do właściwych zbiorów, stanowiących ewidencję zasobu składnicy akt.

 

§ 17

 

1. Przekazywanie akt osobowych pracowników zwolnionych do składnicy akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych (załącznik nr 2), sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w odpowiednich przepisach instrukcji kancelaryjnej. Spisy sporządza się odrębnie dla każdego roku zwolnienia pracowników. Akta osobowe w spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników.

 

2. Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, jak i urządzeń mechanicznych, przekazywana jest do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej (załącznik nr 3), sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w instrukcji kancelaryjnej. Układ dokumentacji w spisie powinien uwzględniać podział na obiekty lub urządzenia, a w ich obrębie na stadia i branże.

 

3. Postępowanie ze spisami, o których mowa w pkt. 1 i 2 w składnicy akt określają zapisy § 16.

 

 

Rozdział VI

 

Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w składnicy akt.

 

§ 18

 

1. Dokumentację w składnicy akt układa się na regałach pionowo, systemem bibliotecznym od strony lewej do prawej.

 

2. Z całości dokumentacji gromadzonej przez składnicę akt wydziela się
i przechowuje na oddzielnych regałach dokumentację kategorii B25, akta osobowe pracowników zwolnionych oraz dokumentację płacową.

 

3. W ramach grup, o których mowa w pkt. 2, dokumentację układa się według jednostek organizacyjnych z pozostawieniem rezerwy wolnego miejsca na dopływy akt.

 

4. Odrębnie przechowuje się dokumentację zapisaną na informatycznych nośnikach danych.

 

5. Informację o miejscu złożenia akt w magazynie, tj. numer regału łamany przez numer półki, należy umieścić w rubryce nr 7 formularza spisu zdawczo-odbiorczego.

 

§ 19

 

1. Ewidencję zasobu składnicy akt stanowią:

 

1. spisy zdawczo-odbiorcze akt – załącznik nr 1,

 

2. spisy zdawczo-odbiorcze akt osobowych – załącznik nr 2,

 

3. spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji technicznej – załącznik nr 3,

 

4. wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt – załącznik nr 4,

 

5. karty udostępniania akt – załącznik nr 5,

 

6. protokoły w sprawie zaginięcia, uszkodzenia lub braków wypożyczonych akt ze składnicy akt – załącznik nr 6,

 

7. protokoły wycofania dokumentacji,

 

8. spisy brakowanej dokumentacji.

 

2. Ewidencja, o której mowa w pkt. 1 a, b, c, d, f, g i h stanowi dokumentację kategorii B25 i jest przechowywana w składnicy akt. Nie może ona być wynoszona z pomieszczeń składnicy akt. Karty udostępniania akt przechowywane są w składnicy akt przez okres ustalony w wykazie akt, licząc od daty zwrotu akt, a następnie niszczone, zgodnie z procedurą określoną w rozdziale „Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w składnicy akt”.

 

§ 20

 

1. Składnica akt, z wyjątkiem jej filii, prowadzi trzy zbiory ewidencyjne spisów zdawczo-odbiorczych akt:

 

1. zbiór I (tzw. teczka zbiorcza) stanowią egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt ułożone zgodnie z numeracją wynikającą z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych,

 

2. zbiór II stanowią egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt kategorii B25,

 

3. zbiór III stanowią egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazanych do filii składnicy.

 

2. Filia składnicy akt prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt:

 

1. zbiór I (tzw. teczka zbiorcza) stanowią egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt ułożone zgodnie z numeracją wynikającą z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych,

 

2. zbiór II stanowią egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt kategorii B25.

 

3. Na karty udostępniania akt, protokoły zniszczenia lub uszkodzenia akt zakłada się oddzielne teczki. Wnioski dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami tej dokumentacji oraz dowodami zniszczenia akt gromadzi się w jednej teczce.

 

§ 21

 

Składnica akt może stosować również inne pomoce ewidencyjne, a także wykorzystywać technikę komputerową.

 

§ 22

 

1. Dokumentacja, zgromadzona w składnicy akt, poddawana jest – w ramach profilaktyki – okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe
2. Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa. Jeżeli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którą powiązany jest nośnik.

 

Rozdział VII

 

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt.

 

§ 23

 

1. Przez udostępnianie dokumentacji rozumie się zarówno udostępnianie dokumentacji na miejscu, tj. na terenie składnicy akt, jak i wypożyczanie jej poza obręb lokalu składnicy.

 

2. Dokumentację przechowywaną w składnicy akt udostępniania się dla celów służbowych oraz do innych celów.

 

3. Udostępnia się całe teczki aktowe. Nie wolno udostępniać pojedynczych akt wyjętych z teczek.

 

4. Wyszukiwaniem dokumentacji w magazynach archiwalnych w celu jej udostępnienia zajmuje się wyłącznie archiwista, z zastrzeżeniem § 8 pkt. 1 niniejszej instrukcji.

 

5. Nie wolno wypożyczać poza lokal składnicy akt dokumentacji zastrzeżonej przez Dyrektora, akt uszkodzonych oraz środków ewidencyjnych składnicy akt.

 

§ 24

 

1. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych pracownikom Biblioteki odbywa się na miejscu w składnicy akt lub poprzez wypożyczenie poza lokal składnicy.

 

2. Dokumentację udostępnia się na podstawie karty udostępniania akt (załącznik nr 5), którą wypełnia pracownik Biblioteki korzystający z akt oraz podpisuje Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona. Podpis Dyrektora lub osoby przez niego upoważnionej jest równoznaczny ze zgodą na udostępnienie akt.

 

3. Kartę udostępniania akt wypełnia się dla każdej teczki oddzielnie.

 

4. Akta wypożyczane poza lokal składnicy akt mogą pozostawać w dyspozycji danego pracownika Biblioteki przez okres do jednego miesiąca. Po tym okresie akta są zwracane w nienaruszonym stanie do składnicy. Czas wypożyczenia dokumentacji może ulec wydłużeniu po uzgodnieniu tego z archiwistą.

 

5. Potwierdzenia zwrotu dokumentacji na karcie udostępniania akt dokonuje archiwista w obecności zdającego.

 

6. W miejsce wypożyczonej dokumentacji wkłada się zakładkę do akt, na której umieszcza się sygnaturę akt, nazwisko wypożyczającego oraz datę wypożyczenia akt.

 

7. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan akt i ich zwrot w terminie do składnicy akt. Stan akt przy ich zwrocie obowiązany jest sprawdzić archiwista.

 

8. Wypożyczanie dokumentacji dla celów służbowych poza teren Biblioteki może nastąpić tylko w uzasadnionych wypadkach na ściśle określony czas, za zgodą Dyrektora lub osoby przez niego upoważnionej.

 

§ 25

 

1. Udostępnianie dokumentacji dla innych celów osobom z zewnątrz może nastąpić wyłącznie na terenie składnicy akt i pod nadzorem archiwisty.

 

2. Udostępnianie odbywa się po uzyskaniu zezwolenia przez zainteresowanego od Dyrektora na podstawie przedstawionego podania.

 

3. Kartę udostępniania akt dla osób z zewnątrz wypełnia archiwista.

 

4. Sposób udostępniania dokumentacji oraz zakres odpowiedzialności określono
   w § 24 pkt. 3, 5, 6, 7.

 

5. Wydawanie akt na zewnątrz jednostkom kontrolnym, jednostkom wymiaru sprawiedliwości, organom ścigania oraz innym jednostkom organizacyjnym następuje na podstawie pisemnego wniosku zainteresowanej jednostki organizacyjnej i po uzyskaniu zezwolenia Dyrektora. W przypadku udzielenia zezwolenia przez Dyrektora należy określić datę zwrotu dokumentacji oraz wypełnić kartę udostępniania akt.

 

§ 26

 

Karty udostępniania akt otrzymują kolejny numer w obrębie każdego roku kalendarzowego i są przechowywane w składnicy akt przez okres dwóch lat licząc od daty zwrotu udostępnionych akt.

 

§ 27

 

W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń dokumentacji zwracanej do składnicy akt:

 

1. archiwista sporządza protokół w sprawie zaginięcia, uszkodzenia lub braków wypożyczonych akt (załącznik  nr 6), który podpisuje również wypożyczający
   i Dyrektor. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt, drugi przechowuje składnicy akt
   w specjalnej teczce, trzeci przekazuje się Dyrektorowi,

 

2. Dyrektor przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań
   i pociągnięcia go do odpowiedzialności.

 

 

 

Rozdział VIII

 

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w składnicy akt.

                                                           

§ 28

 

Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i ust. 2b ustawy  z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

 

 

§ 29

 

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek Dyrektora, zawierający dane, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy  z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista poprzez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.
3. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spis tej dokumentacji, zawierający dane, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy  z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
4. Spis podlega  zaopiniowaniu przez referentów, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Dyrektor.
5. W wyniku czynności, o której mowa w pkt. 3, można wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu przez Dyrektora.

 

 

§ 30

 

1. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej, właściwe miejscowo archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za dokumentację kat. B25, archiwista zobowiązany jest do:

• jej uporządkowania;
• sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego, zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej.

2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w pkt 1, rejestruje się w wykazie spisów zdawczo- odbiorczych, o którym mowa w § 16.

 

§ 31

 

1. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje
   w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody.
2. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywana jest przez składnicę akt.

 

 

 

Rozdział IX

 

Kontrola składnicy akt.

 

§ 32

 

Prawo kontroli składnicy akt mają:

 

1. Dyrektor, bezpośredni przełożony składnicy akt oraz osoby upoważnione przez Dyrektora,

 

2. przedstawiciele państwowej służby archiwalnej, legitymujący się upoważnieniem do przeprowadzania kontroli,

 

3. przedstawiciele organów kontroli państwowej, organów wymiaru sprawiedliwości oraz organu prowadzącego.

 

§ 33

 

Szczególną formą kontroli wewnętrznej w składnicy akt jest skontrum akt, polegające na skonfrontowaniu stanu zasobu składnicy akt z prowadzoną ewidencją. Skontrum przeprowadza się komisyjnie na polecenie Dyrektora.
Z przeprowadzonego skontrum sporządza się protokół.

 

Rozdział X

 

Postanowienia końcowe

 

§ 34

 

W przypadku likwidacji Biblioteki lub jej reorganizacji prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej należy zawiadomić o tym fakcie właściwe archiwum państwowe, które określi procedury postępowania z dokumentacją likwidowanej Biblioteki.

 

 

 

§ 35

 

W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w składnicy akt lub włamania do pomieszczeń składnicy, Biblioteka zobowiązana jest do powiadomienia organów ścigania.

 

 

Załączniki do instrukcji archiwalnej:

 

nr 1 – „Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ...”

nr 2 – „Spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych nr ...”

nr 3 – „Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji technicznej nr …”

nr 4 – „Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych”

nr 5 – „Karta udostępniania akt nr ...”

nr 6 – „Protokół w sprawie zaginięcia, uszkodzenia lub braków wypożyczonych akt ze składnicy akt”