Zarządzenie Nr 12/12/2021 z dnia 30 grudnia 2021 r. w sprawie wprowadzenia w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 złotych netto
ZARZĄDZENIE NR 12/12/2021
Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie
z dnia 30 grudnia 2021 r.
w sprawie: wprowadzenia w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 złotych netto
Na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
(tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.) oraz art. 44 ust 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.) - zarządzam, co następuje:
§ 1
Wprowadzam w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 złotych netto, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Traci moc Zarządzenie Nr 22/12/2020 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 złotych netto.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2022 roku.
Dyrektor
Gminnej Biblioteki Publicznej
im. Jana Kasprowicza w Poroninie
(…) Katarzyna Krzyściak
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 12/12/2021
z dnia 31 grudnia 2021 r.
Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000 zł, o której mowa w art. 2 ust.1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie.
§ 1
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
- Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż kwota 130 000 złotych;
- ustawie Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.);
- Zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminną Bibliotekę Publiczną im. Jana Kasprowicza
w Poroninie, z siedzibą ul. Józefa Piłsudskiego 2, 34-520 Poronin; - kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie lub osobę go zastępującą;
- pracowniku merytorycznym – należy przez to rozumieć dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie lub osobę go zastępującą;
lub pracownika, któremu powierzono obowiązki związane z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
- dostawach – należy przez to rozumieć dostawy w rozumieniu ustawy Pzp;
- usługach – należy przez to rozumieć usługi w rozumieniu ustawy Pzp;
- robotach budowlanych – należy przez to rozumieć roboty budowlane w rozumieniu ustawy Pzp;
- Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
- wartości zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.
§ 2
- Regulamin stosuje się do udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż kwota 130 000 złotych netto.
- Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:
- zachowania uczciwej konkurencji, przejrzystości i równego traktowania Wykonawców,
- racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań,
a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów
z danych nakładów.
- Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są z zachowaniem wytycznych wynikających z odrębnych przepisów prawnych
i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. - Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonuje kierownik zamawiającego, zapewniając bezstronność i obiektywizm.
- Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są kierownik Zamawiającego oraz inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.
§ 3
- Procedury udzielania zamówień określone w Regulaminie obejmują:
- zamówienia o wartości netto od 50 000 zł do 100 000 zł włącznie;
- zamówienia o wartości netto powyżej 100 000 zł, a poniżej 130 000 zł.
- Regulaminu nie stosuje się do zamówień o wartości poniżej 50 000 zł netto oraz do zamówień sektorowych w rozumieniu ustawy Pzp.
- Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia następuje według zasad określonych przepisami ustawy Pzp.
- Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy bez podatku od towarów i usług.
- Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia, o której mowa ust. 4, należy udokumentować w postaci notatki z rozeznania rynku (wzór stanowi zał. nr 1 do Regulaminu).
- Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Pzp.
§ 4
- Zamówienia publiczne o wartości od 50 000 zł do 100 000 zł włącznie udzielane są po przeprowadzeniu rozeznania rynku.
- Rozeznanie rynku prowadzone jest pisemnie lub drogą elektroniczną.
- Dokumentami potwierdzającymi rozeznanie rynku są w szczególności:
- zapytania cenowe skierowane do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców wraz
z odpowiedziami cenowymi lub ofertami potencjalnych Wykonawców, z zastrzeżeniem § 4 ust. 4, - zapytania cenowe zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego wraz z ofertami potencjalnych Wykonawców, z zastrzeżeniem § 4 ust. 4,
- wydruki ze stron internetowych co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców przedstawiających oferty lub informacje handlowe (opatrzone datą dokonania wydruku),
- oferty lub informacje handlowe przesłane bądź przekazane przez Wykonawców z własnej inicjatywy obejmujące analogiczny przedmiot zamówienia z okresu poprzedzającego moment rozeznania rynku.
- Wymóg przeprowadzenia rozeznania rynku w sposób określony w § 4 ust. 3 pkt 1 i 2 Regulaminu będzie spełniony, gdy Zamawiający otrzyma co najmniej jedną odpowiedź cenową lub jedną ważną ofertę od potencjalnego Wykonawcy.
- Z przeprowadzonego rozeznania rynku należy sporządzić notatkę, zawierającą co najmniej:
- wskazanie przedmiotu zamówienia;
- wskazanie formy przeprowadzonego rozeznania rynku;
- zestawienie cen;
- szacunkową wartość zamówienia w złotych;
- podpis osoby sporządzającej notatkę;
- wskazanie wybranego Wykonawcy wraz z uzasadnieniem – jeżeli dotyczy;
- zatwierdzenie przez kierownika Zamawiającego – jeżeli dotyczy.
- Wzór notatki z rozeznania rynku stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
- Dopuszcza się możliwość negocjacji z potencjalnymi Wykonawcami.
- Pracownik merytoryczny sporządza umowę lub zlecenie w formie pisemnej.
- Zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 1, udziela kierownik Zamawiającego.
- Dokumentacja z rozeznania rynku prowadzona i przechowywana jest przez pracownika merytorycznego.
§ 5
- Zamówienia publiczne o wartości powyżej 100 000 zł netto, a poniżej 130 000 zł netto udzielane są poprzez wybór najkorzystniejszej oferty otrzymanej w odpowiedzi na zapytanie cenowe.
- Procedurę rozpoczyna zatwierdzony przez kierownika Zamawiającego wniosek, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
- Wniosek, o którym mowa w § 5 ust. 2 Regulaminu zawiera w szczególności:
- nazwę zamówienia,
- opis przedmiotu zamówienia,
- szacunkową wartość zamówienia w złotych,
- dane osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia,
- termin realizacji zamówienia,
- informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego,
- dane osoby merytorycznej odpowiedzialnej za zamówienie,
- warunki płatności,
- warunki udziału w postępowaniu - jeżeli będą wymagane,
- zatwierdzenie przez kierownika Zamawiającego.
- Czynność wyboru najkorzystniejszej oferty należy przeprowadzić w jednej lub w dwóch następujących formach:
- poprzez zamieszczenie zapytania cenowego na stronie internetowej Zamawiającego,
- poprzez przekazanie zapytania cenowego do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców, z zastrzeżeniem § 5 ust. 5 Regulaminu.
- W przypadku braku możliwości przesłania zapytania cenowego do wymaganej liczby Wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania cenowego do mniejszej liczby Wykonawców
z jednoczesnym zamieszczeniem zapytania cenowego na stronie internetowej Zamawiającego. - Zapytanie cenowe dotyczące zamówienia publicznego, o którym mowa w § 5 ust. 1 Regulaminu, powinno zawierać w szczególności:
- ogłoszenie o zamówieniu zawierające w szczególności:
- dane Zamawiającego,
- opis przedmiotu zamówienia,
- termin realizacji zamówienia,
- warunki udziału w postępowaniu - jeżeli będą wymagane,
- kryterium oceny ofert,
- termin i miejsce złożenia oferty,
- postanowienia umowne lub projekt umowy,
- Niezwłocznie po upływie terminu wyznaczonego na składanie ofert, dokonywana jest ich ocena.
- Pracownik merytoryczny zobowiązany jest do sporządzenia protokołu postępowania, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
- Protokół postępowania zawiera w szczególności:
- nazwę zamówienia,
- informację o sposobie upublicznienia zapytania cenowego,
- zbiorcze zestawienie ofert,
- wskazanie oferty najkorzystniejszej wraz z uzasadnieniem,
- w przypadku unieważnienia zapytania cenowego informację o jego unieważnieniu,
- dane osoby merytorycznie odpowiedzialnej za zamówienie,
- podpis pracownika merytorycznego oraz pracownika sporządzającego protokół,
- zatwierdzenie przez kierownika Zamawiającego.
- Informację o wyniku zapytania cenowego zamieszcza się na stronie internetowej Zamawiającego, jeżeli wyboru najkorzystniejszej oferty dokonano w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 4 pkt 1 Regulaminu.
- Informację o wyniku zapytania cenowego przekazuje się Wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie cenowe, jeżeli wyboru najkorzystniejszej oferty dokonano w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 4 pkt 2 Regulaminu.
- W przypadku unieważnienia zapytania cenowego zapisy § 5 ust. 10 i 11 Regulaminu stosuje się odpowiednio.
- Wymóg przeprowadzenia wyboru najkorzystniejszej oferty będzie spełniony, gdy Zamawiający otrzyma co najmniej jedną ważną ofertę.
- Pracownik merytoryczny sporządza umowę w formie pisemnej.
- Zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 1, udziela kierownik Zamawiającego.
- Dokumentacja zapytania ofertowego prowadzona i przechowywana jest przez pracownika merytorycznego.
§ 6
- W uzasadnionych przypadkach kierownik Zamawiającego może odstąpić od procedur opisanych w Regulaminie.
- Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 1 Regulaminu dokumentuje się w postaci notatki służbowej, w której należy wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu.
- Notatka służbowa, o której mowa w § 6 ust. 2 Regulaminu, podlega zatwierdzeniu przez kierownika Zamawiającego.
- Kierownik Zamawiającego ma prawo unieważnić postępowanie dotyczące zamówienia publicznego określone w § 3 ust. 1 w każdym momencie, bez podawania przyczyn unieważnienia.
Załącznik nr 1
do Regulaminu udzielania zamówień publicznych
o wartości mniejszej niż kwota 130 000 złotych
w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza
w Poroninie
NOTATKA
z przeprowadzonego rozeznania rynku
- Przedmiot zamówienia:
……………………………………………………………………………………………………………………………
- Forma przeprowadzonego rozeznania rynku*:
- Zapytanie cenowe skierowano do:
- .....................................................................................................................................
- .....................................................................................................................................
- .....................................................................................................................................
- Zapytanie cenowe zamieszczono na stronie internetowej Zamawiającego:………..………………………………....
- Wydruki ze stron internetowych potencjalnych Wykonawców przedstawiających oferty lub informacje handlowe.
- Oferty lub informacje handlowe przesłane bądź przekazane przez Wykonawców
z własnej inicjatywy, obejmujące analogiczny przedmiot zamówienia z okresu poprzedzającego moment rozeznania rynku.
- Informacje dotyczące cen uzyskano od:
Nr oferty |
Nazwa i adres Wykonawcy |
Cena netto |
Cena brutto |
---|---|---|---|
1 |
|
|
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
- Na podstawie przeprowadzonego rozeznania rynku szacunkowa wartość zamówienia wynosi: ……………………….. zł netto. (średnia arytmetyczna cen wskazanych w pkt 3 bez podatku od towarów i usług)
- Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu: ....................................................................................................
- Rozeznanie rynku przeprowadził/a: ……………………………………………………..…………………………..
Poronin, dnia ……………. ......................................................................
podpis osoby sporządzającej notatkę
Wybór Wykonawcy**
- Na podstawie przeprowadzonego rozeznania rynku zamówienia udziela się:
- Nazwa i adres wybranego Wykonawcy: ……………………………………………………………………………
- Cena brutto: …………………………………………………………………………………………………………
- Uzasadnienie wyboru: …………………………………………………………………………………………………
- Osoba merytorycznie odpowiedzialna za zamówienie: ……………………………………………………………..
Poronin, dnia ……………. ......................................................................
podpis pracownika merytorycznego
Zatwierdzam do realizacji / nie zatwierdzam
Poronin, dnia ……………. ....................................................................
podpis Kierownika Zamawiającego
*wskazać właściwe
**jeśli dotyczy
Załącznik nr 2
do Regulaminu udzielania zamówień publicznych
o wartości mniejszej niż kwota 130 000 złotych
w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza
w Poroninie
WNIOSEK
o dokonanie dostawy / usługi / roboty budowlanej*
- Nazwa zamówienia: ……………………………………………………………………….....................................
- Opis przedmiotu zamówienia: …………………………………………………….…...…………………………
- Szacunkowa wartość zamówienia:
- Szacunkowa wartość zamówienia wynosi: ……………………….. zł netto.
- Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu: ………………………………………………………….
- Podstawa ustalenia wartości zamówienia: ………………………………………………………………......
- Osoba ustalająca wartość zamówienia: ……………………………………………………………………..
- Termin realizacji zamówienia: ………………………………………………………………………………….
- Informacja o sposobie upublicznienia zapytania cenowego: …………………………………………………………
- Osoba merytorycznie odpowiedzialna za zamówienie: …………………………………………………….….
- Warunki płatności: ………………………………………………………………………………………………
- Warunki udziału w postępowaniu oraz ocena ich spełnienia**: ……………………………………………..
Poronin, dnia ……………. ......................................................................
podpis osoby sporządzającej wniosek
_________________________________________________________________________________________________
Główny Księgowy
Źródło sfinansowania zamówienia: ……………………………………………………………………..
Poronin, dnia……………. ................................................................
podpis Głównego Księgowego
________________________________________________________________________________________________
Kierownik Zamawiającego
Wyrażam zgodę / nie wyrażam zgody*
Poronin, dnia……………. ....................................................................
podpis Kierownika Zamawiającego
*wskazać właściwe
**jeśli dotyczy
Załącznik nr 3
do Regulaminu udzielania zamówień publicznych
o wartości mniejszej niż kwota 130 000 złotych
w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza
w Poroninie
PROTOKÓŁ POSTĘPOWANIA
- Nazwa zamówienia: ………………………………………………………………….……….......................................
- Informacja o sposobie upublicznienia zapytania cenowego: ……………………………………………………….
- Zbiorcze zestawienie ofert:
W terminie do dnia ……….. do godziny ……. wpłynęły poniższe oferty:
Nr |
Nazwa i adres Wykonawcy |
Cena ofertowa netto |
Cena ofertowa brutto |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Najkorzystniejsza oferta:
- Wskazanie najkorzystniejszej oferty:
……………………………………………………………………………………………………………....................
- Uzasadnienie wyboru oferty:
- Informacja o unieważnieniu zapytania cenowego*:
- Osoba merytorycznie odpowiedzialna za zamówienie:
…………………………………………………………………………………………………………........................
- Osoba sporządzająca protokół:
……………………………………………………………………………………………………………....
Poronin, dnia ……………. ......................................................................
podpis pracownika merytorycznego
Zatwierdzenie protokołu
Poronin, dnia……………. ....................................................................
podpis Kierownika Zamawiającego
*jeżeli dotyczy