Zarządzenie Nr 06/06/2022 z dnia 01.06.2022 w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie

ZARZĄDZENIE NR 06/06/2022
Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie
z dnia 01 czerwca 2022 r.

 

w sprawie:  ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej im.  Jana Kasprowicza w Poroninie

 

Na podstawie art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2021, poz.305 ze zm.) - zarządzam co następuje:

 

§ 1

Wprowadzam Regulamin kontroli zarządczej, stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2

Traci moc Zarządzenie Nr 4/2017 Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie: zatwierdzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Poroninie.

 

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                                                                     Dyrektor

                                                                                                                       Gminnej Biblioteki Publicznej

                                                                                                                    im. Jana Kasprowicza w Poroninie

                                                                                                                         (…) Katarzyna Krzyściak

 

 

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 06/06/2022

Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie

z dnia 01 czerwca 2022 r.

 

Regulamin kontroli zarządczej
w Gminnej Bibliotece Publicznej

im. Jana Kasprowicza w Poroninie
 

ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne
 

§ 1

Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad przeprowadzani kontroli
zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej im. Jana Kasprowicza w Poroninie, zwanej dalej Biblioteką.

 

ROZDZIAŁ II
Organizacja kontroli zarządczej
§ 2

Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy - opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach:

1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2. skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań, w tym w szczególności oszczędnego i efektywnego wykorzystywania zasobów majątkowych i ludzkich,
3. wiarygodności sprawozdań,
4. ochrony zasobów, w tym zabezpieczenia składników majątku przed zniszczeniem, utratą
   i defraudacją oraz danych osobowych i informacji niejawnych,
5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6. efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej,
7. zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobiegania niekorzystnym zjawiskom w działalności Biblioteki, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwienie likwidacji nieprawidłowości.

 

§ 3

System kontroli zarządczej jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych
obejmujący:
1) samokontrolę,
2) kontrolę funkcjonalną.

 

§ 4

1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego
   i porównanie go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.
2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się:

1. poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań),
2. legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,
3. gospodarność - ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji,
   a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów,
4. celowość - zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizuje się przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym,
5. rzetelność - zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.

 

 

 

§ 5

1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Bibliotece bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające
   z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań.
3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany:

1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,

2) niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.

4. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania
   w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości.

 

§ 6

Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez dyrektora Biblioteki. Cel, zadania oraz elementy kontroli funkcjonalnej określa niniejszy regulamin.

 

ROZDZIAŁ III

Charakter i rodzaje kontroli zarządczej

 

§ 7

1. Charakter mechanizmów kontrolnych:
   1. zapobiegawczy - w celu zapobiegania występowaniu niepożądanych zjawisk,
   2. wykrywający - w celu wykrycia i skorygowania niepożądanych zjawisk, które już wystąpiły,
   3. dyrektywny - w celu spowodowania lub pobudzenia wystąpienia pożądanego zjawiska.
2. W przypadku, gdy mechanizmy określone w ust. 1 nie występują, lub zastosowanie ich jest zbyt kosztowne w stosunku do uzyskiwanych korzyści, należy zastosować mechanizmy kontrolne kompensujące - łagodzące.

 

 

 

§ 8

Rodzaje kontroli:

1.  zwrotna - dostarcza informacji na temat zakończonej działalności. Umożliwia udoskonalenie działania w przyszłości poprzez naukę na dawnych błędach,
2. równoległa - koryguje bieżące procesy. Monitoruje działalność w czasie rzeczywistym, aby nie dopuścić do znacznych odchyleń od standardów,
3. wyprzedzająca - przewiduje problemy i im zapobiega.

 

ROZDZIAŁ IV

System kontroli zarządczej

§ 9

Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów:

1. środowiska wewnętrznego,
2.  zarządzania ryzykiem,
3. czynności/mechanizmów kontrolnych,
4. informacji i komunikacji,
5. monitoringu i oceny.

 

Środowisko wewnętrzne

§ 10

1. Środowisko kontroli - odzwierciedla postawę oraz rzeczywiste działania dyrektora
   w odniesieniu do znaczenia kontroli w Bibliotece. Nadaje ton organizacji oraz wpływa na świadomość personelu. Zapewnia dyscyplinę i strukturę umożliwiającą realizację podstawowych celów kontroli zarządczej.
2. Dyrektor Biblioteki oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Dyrektor poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników.
3. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć znaczenie systemu kontroli zarządczej.
4. Proces zatrudniania prowadzony jest w taki sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.
5. Dyrektor Biblioteki zapewnia rozwijanie kompetencji zawodowych przez pracowników Biblioteki.
6. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników oraz zakres sprawozdawczości jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny.
7. Każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
8. Zakres, o którym mowa w pkt. 7 jest precyzyjnie określony oraz odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji i ryzyka z nimi związanego.
9. Przyjęcie zakresu jest potwierdzone przez pracownika jego podpisem.

 

Cele i zarządzanie ryzykiem

§ 11

Misja Biblioteki: Biblioteka służy rozwijaniu i zaspokajaniu potrzeb czytelniczych społeczeństwa oraz upowszechnianiu wiedzy i rozwojowi kultury.

 

§ 12

1. Celem zarządzania ryzykiem jest zapewnienie mechanizmów identyfikowania ryzyka zagrażającego realizacji celów Biblioteki w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, określenie jego skutków oraz podejmowanie adekwatnych środków zaradczych w celu minimalizacji ryzyka.
2. Etapy zarządzania ryzykiem w Bibliotece:

1. Opracowanie planu pracy Biblioteki, określającego cele i zadania do realizacji w danym roku kalendarzowym oraz osoby odpowiedzialne za ich realizację.
2. Identyfikacja ryzyka, tj. ustalenie zdarzeń niepewnych, uznawanych za ryzykowne, towarzyszących realizacji konkretnych celów i zadań.
3. Analiza zidentyfikowanego ryzyka polegająca na określeniu prawdopodobieństwa jego wystąpienia i możliwych skutków przy realizacji konkretnych celów i zadań.
4. Określenie akceptowalnego poziomu istotności ryzyka w odniesieniu do każdego
   z realizowanych celów i zadań.
5. Określenie działań, które należy podjąć w celu ograniczenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu
6. Monitorowanie realizacji celów i zadań
7. Ocena zrealizowanych celów i zadań

 

§ 13

1. Analiza zidentyfikowanego ryzyka polega na oszacowaniu:
   1. Prawdopodobieństwa jego wystąpienia (Prawdopodobieństwo) – ocena punktowa w skali: 1-3;
   2. Skutku, jaki będzie miało ewentualne jego wystąpienie (Skutek) – ocena punktowa w skali: 1-3.

 

§ 14

1. Sposób oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka:

 

Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka	Ilość punktów	Przesłanki
wysokie	3	Przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku.
średnie	2	Przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się kilkakrotnie w ciągu roku.
niskie	1	Przewiduje się, że zdarzenie objęte ryzykiem, zdarzy się raz lub nie zdarzy się w ciągu roku.

 

2. Sposób oceny skutku ryzyka:

 

Skutek wystąpienia ryzyka*	Ilość punktów	Przesłanki
wysokie	3	Poważne zagrożenie realizacji kluczowych zadań albo osiągania założonych celów. Dotkliwa strata finansowa. Znaczny uszczerbek na wizerunku. Długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego.
średnie	2	Spadek efektywności działania i obniżenie jakości wykonywania zadań. Niewielka strata finansowa. Nieznaczny negatywny wpływ na wizerunek. Trudny proces przywracania stanu poprzedniego.
niskie	1	Zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Bez uszczerbku na wizerunku. Skutki łatwe do usunięcia.

* Przy ocenie skutków należy wziąć pod uwagę zarówno skutki finansowe, jak i niefinansowe, np.: utratę reputacji, konsekwencje prawne, utratę szansy zrealizowania ważnego dla Biblioteki przedsięwzięcia, opóźnienie w realizacji, obniżenie jakości pracy i inne.

 

 

§ 15

 

Punktową istotność ryzyka (Istotność) występującego przy realizacji danego celu lub zadania określa się według wzoru: Istotność = Prawdopodobieństwo x Skutek

 

§ 16

Mapa istotności ryzyka:

 

Prawdopodobieństwo
wysokie	3	6	9
średnie	2	4	6
niskie	1	2	3
	niski	średni	wysoki	Skutek

 

 

1. Poziomy Istotności ryzyka:

1. ryzyko poważne – 6-9 punktów;
2. ryzyko umiarkowane – 3-4 punkty;
3. ryzyko nieznaczne – 1-2 punkty.

 

2. Akceptowany poziom istotności ryzyka ustala się indywidualnie w odniesieniu do każdego celu/zadania.

 

§ 17

Przyjmuje się następujące sposoby postępowania z ryzykiem:

1. tolerowanie – w przypadku gdy nie istnieją obiektywne możliwości przeciwdziałania ryzyku,a także, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści;
2. transfer – przeniesienie ryzyka na inną organizację;
3. przeciwdziałanie – podjęcie działania, które pozwoli na ograniczenie ryzyka do poziomu akceptowalnego (np. poprzez wzmocnienie mechanizmów kontrolnych);
4. przesunięcie w czasie – zaniechanie w danym momencie działań rodzących zbyt duże ryzyko.

 

§ 18

1. Czynności/mechanizmy kontrolne - zasady i procedury, przy pomocy których zapewnia się realizację wytycznych dyrektora w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji celów. Bez względu na to, czy są wykonywane automatycznie, czy ręcznie, mają różne cele i są stosowane na wszystkich szczeblach i funkcjach w organizacji.
2. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być:
1. na czas - wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń,
2. oszczędne - kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników, z uwzględnieniem analizy kosztów-korzyści,
3. dobrze umiejscowione - punkty kontrolne powinny się znajdować tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne, że pomiary pozwolą wykryć krytyczne odchylenia od celów organizacji,
4. elastyczne - kontrole powinny uwzględniać zmiany operacyjne,
5. odpowiednie - powinny odpowiadać potrzebom pracowników i powinny być dopasowane do struktury organizacyjnej. Muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia, do pomiaru których zostały zaprojektowane,
6. spójne z odpowiedzialnością - ustanawiają odpowiedzialność za wyniki,
7. zdolne identyfikować przyczyny - korekta jest bardziej prawdopodobna, jeśli została zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny

 

§ 19

1. Informacja i komunikacja - należy zidentyfikować, zebrać i przekazać istotne zewnętrzne lub wewnętrzne informacje w odpowiednim czasie i we właściwy sposób.
2. System informacyjny może być formalny lub nieformalny. Wykorzystuje on informacje wewnętrzne i zewnętrzne w celu generowania sprawozdań finansowych, operacyjnych
   i zgodności.
3. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna.
4. Przekazywanie informacji (komunikacja) w Bibliotece umożliwia wykonywanie obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową, operacjami i zgodnością.

 

§ 20

1. Monitoring jest to proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie.
2. Dyrektor w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów.
3. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej dyrektora Biblioteki, której wyniki winny zostać udokumentowane.

 

ROZDZIAŁ V

Kontrola finansowa

§ 21

Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej obejmuje:

1. zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
2. badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
3. prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli, o których mowa
   w pkt 1.

 

§ 22

1. Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi.
2. Procedury kontroli, których mowa w § 22 ust. 1 stanowią podstawę badania w trakcie trwania czynności kontrolnych, zgodności stanu faktycznego operacji finansowych
   z zawartymi w nich wyznacznikami.

 

§ 23

W przypadku ujawnienia nieprawidłowości dotyczącym procesu gospodarki finansowej pracownik jest zobowiązany do podjęcia działań, o których mowa w § 5 ust. 3 i 4 regulaminu.

 

ROZDZIAŁ VI

Postanowienia końcowe

 

§ 24

W przypadku stwierdzenia możliwości usprawnienia procedur ustalonych niniejszym regulaminem wnioski w tej sprawie należy składać u Dyrektora Biblioteki

 

 

 

§ 25

Wszyscy pracownicy winni zapoznać się z treścią zarządzenia i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.